Coordinateur Administratif

L’Institut du monde arabe (IMA) a été conçu pour établir des liens forts et durables entre les cultures pour ainsi cultiver un véritable dialogue entre le monde arabe, la France et l’Europe. Cet espace pluridisciplinaire est un lieu privilégié d’élaboration de projets culturels, bien souvent pensés en collaboration avec les institutions, les créateurs et les penseurs du monde arabe.

Dans le cadre d’un remplacement, l’Institut du monde arabe recrute en contrat à durée indéterminée un(e):
**Coordinateur/Coordinatrice administratif/ve**

Le/la coordinateur/coordinatrice administratif/ve auprès de la présidence occupe une fonction clef au sein de la direction de l’IMA. Il/elle est chargé(e) de transmettre au Président de l’IMA l’ensemble des demandes qui lui parviennent des cheffes et chefs de service de l’Institut, et dispose ainsi d’un accès à l’ensemble des projets portés par ce dernier. Il/elle recueille également l’avis et le souhait du Président de l’IMA pour toute demande lui parvenant de personnes et institutions hors-IMA.

Le/la coordinateur/coordinatrice administratif/ve réalisera ces missions en lien constant avec le Président, le directeur de cabinet du Président, la secrétaire générale, les chef(e)s de service de l’IMA et conseillers/conseillères du Président, les stagiaires de la présidence. Le/la coordinateur/coordinatrice administratif/ve sera rattaché(e) au directeur de cabinet du Président.

**MISSIONS PRINCIPALES**:

- _Gestion de l’agenda du Président :_
- Gestion du fichier « Présidence »
- Prise de rendez-vous par téléphone / mail / présentiel en interne, en externe et en distanciel
- Mise en relation avec les différents interlocuteurs
- Modification des rendez-vous le cas échéant en fonction des impossibilités du Président et des différentes priorités
- Réservation de taxis/restaurants
- Concordance entre l’agenda Outlook et GoogleDocs
- Gestion des mails / appels téléphoniques:

- Traitement de l’ensemble des mails reçus par le Président sur son adresse professionnelle, ainsi que de ceux reçus par le secrétariat de la présidence
- Réponse à l’ensemble des appels téléphoniques reçus
- _Rédaction :_
- Comptes-rendus de réunion
- Mails
- Lettres de remerciement
- Autres : toutes demandes
- _Déplacement :_
- Organisation des voyages du Président en France ou à l’étranger
- _Evènement IMA/Extérieur en lien avec l’agenda :_
- Connaissance de tous les événements de l’Institut du monde arabe répertoriés en amont sur l’agenda
- S’assurer que le Président se rende à l’ensemble des rendez-vous opportuns
- Pour la bonne réalisation des missions précitées, assurer les tâches courantes telles que:

- Dépouillement et tri de courriers (archivage de courriers officiels et transmission aux chefs de service concerné(e)s, à des dirigeant(e)s d’institutions culturelles/ à la ministre de la Culture/ à la présidence de la république, etc.)
- Classement des archives du Président : courriers officiels, articles de presse, etc.
- Assurer l’accueil des personnes que rencontrera le Président
- Recherches biographiques
- Diffusion des notes aux chefs de service
- Suivi des paiements et notes de frais
- Cette liste de tâches n’est pas exhaustive._

**COMPETENCES REQUISES & PROFIL**:

- Parfaite discrétion et respect absolu de la confidentialité
- Disponibilité, polyvalence ; anticipation et réactivité
- Capacité à travailler dans un milieu exigeant et à absorber une charge importante de travail
- Fortes capacités rédactionnelles et très bonne culture générale
- Grande rigueur et précision
- Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise en particulier de la recherche rapide d’informations sur internet
- Maitrise de l’anglais (niveau C1 exigé)
- L'arabe littéraire serait un plus

Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre

Rémunération : 35 575,00€ à 39 500,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel