Chargé Administration Univers 2020

**Qui sommes-nous ?**

Nous sommes le leader mondial sur le marché des biotechnologies de la reproduction, certifié ISO 9001 et ISO 13485.

Nous sommes une entreprise avec un rayonnement international : nos technologies sont utilisées à travers le monde entier, grâce à une implantation s’appuyant sur neuf pays et au soutien d’un réseau de distributeurs couvrant plus de 120 pays.

L’innovation est au centre de nos préoccupations ; c’est notre premier relais de croissance. Nous recherchons vraiment des personnalités, des aptitudes, des gens capables de nous surprendre, de nous apporter quelque choseIl y a de vrais et beaux challenges chez nous.

**Rôle principal **:
Le Chargé Administration Univers 2020 (H/F) assure le support administratif de la Société Univers 2020.

Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique de l'entreprise.

Il/elle assure la gestion des affaires générales (fournitures bureaux, réservations véhicules, réservations salles et repas,...).

Il/elle gère le courrier et diffuse l'information et la documentation.

Il/elle supervise l’administration des ventes.

Il/elle coordonne les opérations d’achats et la gestion informatique des stocks.

**Missions**:

- Assurer le secrétariat général (établissement de diverses présentations power point, etc) et les relations avec les prestataires de site.
- Veiller au respect de la conformité avec les dispositions légales, réglementaires et comptables des documents officiels (ex : CGV, papier à entête, etc ) avec les services compétents de la maison mère.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique le cas échéant.
- Créer et maintenir à jour les données de base (fournisseurs, clients, codes articles, nomenclature) dans l’ERP.
- Gestion administrative de la production (création des ordres de fabrication, clôture des ordres de fabrication des produits finis).
- Assurer la gestion informatique des mouvements de stocks en étroite collaboration avec les équipes d’Univers 2020.
- Mettre en place des procédures internes (ex : création des fiches de création article, fournisseurs, clients pour les mouvements de stocks, etc.)
- Assurer le suivi budgétaire/dépenses en liaison avec le Département Comptabilité de la maison mère.
- Centraliser des demandes d’achat (ex : pièces détachées, fournitures R&D, prestations de service, achats divers ) et coordination avec les fournisseurs.
- Assurer la gestion administrative des achats (obtention des devis, passage des commandes, etc).
- Coordonner et gérer la rédaction et la mise à jour des contrats et cahiers des charges fournisseurs.
- Gestion administrative des ventes : établir des devis clients, expéditions y compris les demandes aux transporteurs en collaboration si nécessaire avec le service expéditions de la société mère, facturation des ventes, etc.
- Coordonner et gérer le maintien à jour du dossier industriel, de la documentation de fabrication et de la logistique de fabrication.
- Assurer le suivi et la gestion des contrats en support de l’équipe de vente (NDA, Contrats recherche, Contrats de vente) en collaboration avec le service juridique de la société mère.
- Coordonner les installations, la formation et l’assistance technique avec l’équipe de vente et le directeur général en organisant le calendrier des opérations.
- Assurer le suivi de l’agenda de l’équipe.
- Participer à l’organisation de visites clients, de salons et d’expositions en collaboration avec l’équipe de vente.
- Gérer l’administration du support informatique - relation générale avec notre prestataire.
- Assurer l’administration de l’outil de gestion commerciale (ERP) avec le soutien d’un prestataire.
- Coordonner et gérer l’archivage documentaire (protocoles et rapports d’essais, Procédures standard, Communications officielles, ventes, achats, etc ).
- Coordonner et gérer l’administration de l’espace Teams de l’entreprise.
- Aider à l’intégration des salariés et à l’organisation des formations nécessaires à l’équipe en collaboration avec le Département RH/Formation de la société mère.

**Compétences**:

- Connaissances des fondamentaux de la norme ISO 9001.
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels associés à son activité.
- Mener des échanges/discussions professionnelles et techniques (écrit/oral) en anglais.
- Connaissances des techniques de facturation.

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Rejoindre notre équipe, c’est évoluer dans un environnement agréable et une ambiance de travail sereine, où la collaboration et l’esprit d’équipe sont au cœur de notre succès. Vous aurez l’opportunité d’exercer un métier varié et stimulant, tout en contribuant à la satisfaction de nos clients.

**Où sommes-nous situés ?**

Notre société est localisée à L’Aigle dans le département de l'Orne, en Normandie, à moins d’1h30 de Paris en train et des côtes normandes. À la lisière du Perche, la ville de L’Aigle offre un cadre de vie calme et agréable avec de nombreux commerces, équipements sportifs, écoles et restaurants.

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