Office Manager

Imaginez un monde où il n'y aurait aucun accident de la route, où les véhicules n'émettraient aucune émission et où la connectivité sans fil des véhicules serait partout autour de nous. Chaque jour, nous nous rapprochons de la réalisation de ce monde. L'équipe passionnée d'ingénieurs et de développeurs d'Aptiv crée des systèmes de sécurité avancés, des solutions d'électrification à haute performance et des solutions de connectivité des données afin que les constructeurs automobiles puissent offrir des capacités avancées à un plus grand nombre de personnes dans le monde entier. C'est ainsi que nous favorisons la mobilité durable et contribuons à prévenir les accidents dus à l'erreur humaine.

**Votre rôle**:
En tant qu'Office Manager & Executive Assistant, vous jouerez un rôle essentiel en coordonnant et en facilitant les relations entre les différents services, la direction et les salariés, en apportant un soutien précieux au responsable du site.
**- Coordination de la gestion de l'établissement**:

- Superviser les moyens et les équipements nécessaires à l'aménagement des locaux de travail et à l'exploitation technique des bâtiments, en assurant la conformité à la réglementation applicable.
- Assurer le suivi des contrats (baux, travaux, électricité, etc.) et des prestataires (ménage, accueil, maintenance, etc.).
- Suivre les aspects liés à la santé, la sécurité et l'environnement (HSE).
- Superviser les services aux occupants tels que l'accueil, le courrier, l'impression, la téléphonie, les technologies de l'information, les badges, les voyages et les notes de frais, ainsi que l'intégration des nouveaux employés.
- Assurer le suivi de la facturation liée au fonctionnement de l'établissement.
- Coordonner les audits internes et externes liés aux activités.
- Préparer des rapports de suivi budgétaire et les présenter en collaboration avec les responsables financiers.
- Étudier et comparer les devis pour optimiser les coûts des services.
- **A **ssistance **au directeur de l’établissement**:

- Gérer un planning complexe pour assurer une gestion du temps efficace et proactive.
- Anticiper les conflits liés à la gestion du temps en interagissant avec les parties prenantes internes/externes.
- Évaluer la nécessité de gérer la planification et d'autres tâches de manière indépendante, trier et escalader si nécessaire.
- Organiser et gérer toute la logistique des réunions, y compris les réservations de salles de conférence, les arrangements audiovisuels/informatiques, la restauration, l'accueil des invités, etc.
- Coordonner avec les participants pour s'assurer que les documents nécessaires sont fournis à l'avance et les imprimer si nécessaire.
- Organiser les déplacements et gérer les notes de frais.
- Filtre les appels téléphoniques et assure une communication efficace.

**Votre profil**:

- Diplôme d'études supérieures en administration des affaires, en secrétariat ou dans un domaine connexe.
- 6-10 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un rôle similaire.
- Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en résolution de problèmes.
- Fortes compétences en communication écrite et verbale en Français et en Anglais.
- Maîtrise des outils informatiques tels que Microsoft Office ( Outlook, Word, PowerPoint, Excel et Teams)
- Maitrise des outils Adobe Acrobat, WebEx, Zoom, Concur.
- Discrétion et confidentialité absolues en manipulant des informations sensibles.

**Pourquoi nous rejoindre ?**
- **Vous pouvez grandir chez Aptiv. **Aptiv offre un environnement de travail inclusif où tous les individus peuvent grandir et se développer, indépendamment du genre, de l'origine ethnique ou des croyances.
- **Vous pouvez avoir un impact. **La sécurité est une valeur fondamentale chez Aptiv ; nous voulons un monde plus sûr pour nous et nos enfants, un monde avec : zéro décès, zéro blessure, zéro accident.
- **Vous êtes soutenu (e). **Nous veillons à ce que vous disposiez des ressources et du soutien dont vous avez besoin pour prendre soin de votre famille et de votre santé physique et mentale.

**Postulez aujourd'hui et ensemble changeons demain **

CA-AE

Aptiv is an equal employment opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, national origin, sex, gender identity, sexual orientation, disability status, protected veteran status or any other characteristic protected by law.