Pa - Personnal Assistant to The CEO

**Job description: PERSONNAL ASSISTANT TO THE CEO**

To provide personalised secretarial and administrative support in a well-organised and timely manner, working on a variety of tasks related to our CEO’s working life and communications.

**Line manager **:CEO **Location** : Cannes **Scope**: Cannes and Barcelona offices

**Responsibilities**:
Organisation and management of the CEO’s diary, the organisation of meetings and appointments with internal and external parties (clients, suppliers, bankers, etc.).

Organisation of all travel arrangements for the CEO and other members of the team as directed by either the CEO or Senior managers, including but not limited to:

- Research and booking of hotel and travel arrangements (flights, taxi, etc.);
- Providing full itineraries including tickets, reservation details and travel directions.

Management of inbound calls to the CEO, including call screen and message taking.

Reception of key office visitors.

Creating and handling expense reports of CEO and Senior Managers and insure liaison with accounting department.

Supporting the CEO in the marketing aspect of his activities:

- production, formatting and editing reports, documents and presentations;
- post marketing and communication contents on social media (mainly Linkedin);
- managing confidential projects

Organisation and management of company events (Christmas Party, Summer Party, Customers, Sales and Industry events).

Management of office contracts and basic office supplies (cleaning and hygiene, drinks, stationery, etc.).

Assisting with the administrative running of the office (managing post, reception of deliveries, etc.).

**Requirements**:

- Proven work experience as a Personal Assistant to an executive in an international business
- Knowledge of office management systems (MS Office) and procedures
- English proficiency, Spanish would be desirable
- Outstanding organisational and time management skills
- Resourceful, ability to multitask and prioritise daily workload
- Excellent verbal and written communications skills
- Ability to manage internal and external correspondence.
- Discretion, honesty and confidentiality

**Fiche de poste : ASSISTANT PERSONNEL AU PDG**

Fournir un soutien administratif et de secrétariat de manière bien organisée et en temps opportun, en travaillant sur une variété de tâches liées à la vie professionnelle et à la communication de notre PDG.

**Responsable hiérarchique **:PDG **Lieu de travail** : Cannes

**Périmètre**: bureaux de Cannes et de Barcelone

**Missions**:
Organisation et gestion de l’agenda du CEO, organisation de réunions et de rendez-vous avec des contreparties internes et externes (clients, fournisseurs, banquiers, etc.).

Organisation des voyages et déplacements pour le PDG et les autres membres de l’équipe selon les directives du PDG ou des cadres supérieurs, y compris, mais sans s’y limiter:

- Recherche et réservation d’hôtels et déplacements (vols, taxi, etc.);
- Fournir des itinéraires complets, y compris les billets, les détails de réservation et les itinéraires de voyage.

Gestion des appels entrants au PDG et prise de messages.

Accueil des visiteurs clés au bureau.

Créer et traiter les notes de frais du PDG et des cadres supérieurs et assurer la liaison avec le service de comptabilité.

Accompagner le PDG dans l’aspect marketing de ses activités:

- production, mise en forme et édition de rapports, de documents et de présentations;
- publier des contenus de marketing et de communication sur les médias sociaux (principalement Linkedin) ;
- Gestion de projets confidentiels

Organisation et gestion d’événements d’entreprise (Christmas Party, Summer Party, événements pour Clients, conventions d’industrie).

Gestion des contrats de bureau et des fournitures (nettoyage et hygiène, boissons, papeterie, etc.).

Assistance au fonctionnement administratif du bureau (gestion du courrier, réception des livraisons, etc.).

**Compétences requises**:

- Expérience professionnelle avérée en tant qu’assistant personnel dans une entreprise internationale
- Connaissance des systèmes de gestion de bureau (MS Office) et des procédures
- Maîtrise de l’anglais, espagnol serait souhaitable
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
- Ingéniosité, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite
- Capacité à gérer la correspondance interne et externe.
- Discrétion, honnêteté et confidentialité

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 34 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Langue:

- Anglais (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel