Assistant de Gestion

**Fiche de poste Assistant(e) de Gestion**

La Fédération Nationale Profession Sport & Loisirs (FNPSL) s’engage auprès des jeunes qui veulent transformer leur passion en profession, en les accompagnant pour une insertion professionnelle réussie. Partenaire-opérateur des politiques publiques de l’emploi et du sport, la FNPSL fédère 80 associations et groupements d’employeurs porteurs de 25 000 emplois implantées au sein de 14 000 clubs, associations ou collectivités. La Fédération Nationale Profession Sport et Loisirs s’est spécialisée dans la mutualisation des emplois pour devenir le principal acteur de l’emploi sportif français de l’économie sociale et solidaire.

Depuis 2020, la Fédération Nationale Profession Sport & Loisirs est devenue l’organisme de formation pilote pour l’ensemble du réseau PSL, dans le respect de la démarche qualité Qualiopi.

Cet organisme de formation nommé PSL Formation met en place différentes formations à destination des éducateurs sportifs - déjà diplômés ou ayant besoin d’obtenir un diplôme ou une certification -, des animateurs, agents de développement, dirigeants et autres salariés et bénévoles impliqués dans la vie des clubs et associations sportives et socio-culturelles.

PSL Formation est également officiellement reconnu en tant que Centre de Formation des Apprentis. Cette démarche a été initiée en cohérence avec la politique gouvernementale de démocratisation de l’alternance et d’ouverture du marché de l’apprentissage.

**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Intitulé du poste **:Assistant(e) de gestion

**Temps de travail **:Temps complet (35h)

**Type de contrat**: CDI

**Localisation du poste **:La Rochelle

**Rémunération **:2 300 € brut

**Télétravail**: 1 jour / semaine

**Date de début du contrat**: Dès que possible

**PRESENTATION DE L’EQUIPE**

**Nom du service**: Service formation

**Mission générale du service**: Gestion administrative et pédagogique des sessions de formation de l’Organisme de Formation

**Liaison hiérarchique**: Rattaché à la responsable du pôle / collaboration directe avec l’assistante administrative

**Liaisons fonctionnelles** : Interne et externe à l’entreprise (partenaires, clients, stagiaires etc.)

**DESCRIPTION ET MISSIONS DU POSTE**

**Missions de renseignements**:

- Répondre aux différents appels téléphoniques
- Accueillir et renseigner le public (donner les informations relatives aux formations : prérequis, accès à la formation, dates, lieux )
- Gérer les demandes de renseignements par mail
- Transmettre les messages à l’équipe

**Missions de suivi de la qualité**:

- Mettre en place des outils de suivi/ de Reporting
- Soutien à l’animation et la formation du réseau de coordinateurs locaux à la politique qualité de l’OF

**Missions de gestion administrative**:

- Création / mise à jour de procédures
- Gérer les formations sur le logiciel Digiforma
- Génération des contrats/convention de formation
- Saisie des programmes de formation,
- Saisie/création des sessions de formation dans Digiforma,
- Suivi des émargements / des absences et information aux employeurs
- Suivi des questionnaires de satisfactions, analyse et préconisations en lien avec le responsable du service formation
- Organiser et tenir à jour les dossiers des apprentis et des structures
- Suivi des aides à l’apprentissage et aux apprentis (1eréquipement, carte Etudiants des Métiers...)
- Remplir ou créer des fichiers de suivi (dossier d’inscription, certification...)
- Gérer les contrats d’apprentissage (renseigner les employeurs & apprentis, remplissage du Cerfa...)
- Gérer ou créer les dossiers d’inscriptions
- Préparer des réunions (conseil de perfectionnement, journée de rentrée )
- Préparation des documents de rentrée (règlement intérieur, droit image, guides)
- Réponse aux enquêtes nationales sur les effectifs des apprentis

**Missions de comptabilité**:

- Emettre les factures
- Assurer le suivi des paiements
- Créer les devis de formation
- Simulation financière pour les contrats d’apprentissage

**Missions de gestion des plateformes en ligne**:

- Saisie de devis de formation sur la plateforme KAIROS Pôle Emploi
- Saisie de sessions dans les CARIFS régionaux
- Saisie dans FOROMES des formation JEPS

**EXPERIENCES ET FORMATION REQUISES**

**Expérience souhaitée** : Expérience similaire dans un CFA et / ou un OF appréciée. La connaissance de l’apprentissage serait un plus.

**Compétences requises**:
**Savoir-faire**:

- Utilisation d’outils collaboratifs (SharePoint, Teams etc.) et Pack Office (Word et Excel principalement)
- A l’aise avec les outils numériques Adobe pro, et mise à jour de site internet
- Aisance rédactionnelle
- Bonne expression orale

**Savoir-être**:

- Organisé
- Rigoureux
- Travail en équipe
- Bon relationnel
- Gestion de l’imprévu
- Autonomie
- Force de proposition

Type d'em