Gestionnaire Administratif Au Pôle Des Examens Et Concours

**À propos de nous**: L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels. L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective. **Mission**: **Descriptif du service** La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus Universitaire de Rockefeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de France. Elle récemment créé un PASS "déporté" sur le site de Bourg-en-Bresse afin de répondre à la problématique des déserts médicaux. La Faculté de Médecine de Lyon Est est l'une des plus dynamiques de France. Elle forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat. Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale. Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiant.e.s. **Description du poste** Au sein d’une équipe pédagogique et administrative dynamique, vous assurez la gestion et l’organisation des examens des 1er et 2nd cycles des étudiants en médecine sur les sites de Lyon et de Bourg-en-Bresse. Vous organisez également les conférences à destination des étudiants de la Faculté. **Vos missions principales** **Organisation et suivi des examens nationaux et facultaires** - Vous participez à la planification des examens de l’année universitaire, en lien avec les responsables de cycle et sous la responsabilité du responsable du Pôle examens, en veillant à l’harmonisation des calendriers (notamment avec la Faculté de Médecine de Lyon Sud). - Vous gérez la convocation des étudiants (Lyon et Bourg-en-Bresse) ainsi que des surveillants (chefs de clinique). - Vous assurez la réservation des salles d’examen et prenez en charge toute la logistique nécessaire (équipements, fournitures, tablettes numériques ). **Démarches administratives et suivi** - Vous contribuez à l’élaboration des demandes de labellisation des centres d’examen à adresser au ministère. - Vous suivez le budget lié aux examens : demandes de devis auprès des prestataires (agents de sécurité, sanitaires, repas des intervenants, etc.). **Présence sur le terrain** - Vous êtes mobilisé-e pendant les sessions d’examen pour en assurer la coordination, le bon déroulement et la surveillance. **Participation aux ECOS** - Vous faites partie de l’équipe de pilotage des Examens Cliniques à Objectifs Structurés (ECOS), qui mobilise une organisation rigoureuse et des interactions multiples avec les enseignants et les professionnels de santé. **Conditions particulières d'exercice** - Pics d'activité inhérents aux examens. Amplitude horaire importante pendant la période d'examens. - Peut-être amené.e à titre exceptionnel à assurer la surveillance d'examens organisés sur le site de Bourg-en-Bresse **Profil**: **Compétences attendues** - Vous maîtrisez les techniques de rédaction de mails et l’élaboration de documents (courriers, tableaux Excel). - Vous savez communiquer de façon claire, à l’oral comme à l’écrit. - Vous êtes capable de rendre compte efficacement à votre hiérarchie, d’alerter en cas de besoin et de proposer des solutions opérationnelles et conformes à la réglementation. - Vous appréciez le travail en équipe et vous vous impliquez activement dans la collaboration. - Vous disposez d’une excellente organisation et d’une grande rigueur. - Vous êtes à l’aise avec la mise en ligne d’informations sur les réseaux sociaux. **Connaissances requises** - Vous connaissez le fonctionnement du milieu universitaire. - Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment les tableurs. - Une connaissance du logiciel APOGEE serait un véritable atout. **Savoir-être** - Vous savez gérer le stress et faire preuve de réactivité. - Vous êtes loyal-e, diplomate, autonome et perspicace. - Vous faites preuve de disponibilité et savez organiser votre travail avec méthode et rigueur. **Poste à pouvoir** le 01/09/2025 **Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie C** **Rémunération mensuelle brute**:2051,86 € **En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de**: - 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions, - la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,... - l'accès à de