Coordonnateur Des Secrétariats Médicaux

L’Hôpital Nord-Ouest Trévoux recherche un(e) coordonnateur(trice) des secrétariats médicaux en CDD à 80%.

L'HNO Trévoux est en direction commune avec les hôpitaux de Villefranche sur Saône et de Tarare et Grandris depuis 2012. Cette direction commune regroupée sous la dénomination « Hôpitaux Nord-Ouest » comprend également les CH de Belleville et CH de Beaujeu ainsi que 10 EHPAD.

L’HNO Trévoux est un établissement partie du groupement hospitalier de territoire Rhône Nord Beaujolais Dombes dont le Centre hospitalier de Villefranche est l’établissement support.

Etablissement à taille humaine situé en bord de Saône, à 25 km au Nord de Lyon dans l'AIN et à 10 km au Sud de Villefranche-sur-Saône, il bénéficie d’un très bel environnement.

Au cœur de ses bâtiments historiques, le centre hospitalier de Trévoux dispose de plusieurs services de médecine et d’oncologie. Il comprend 5 unités d’hospitalisation : Médecine polyvalente, court séjour Gériatrique, SMR Gériatrique, SMR Polyvalent, SMR Oncologique, Soins Palliatifs.

Il donne également accès à un ensemble de consultations : angiologie, cardiologie, endocrinologie, mémoire, pneumologie, psychiatrie et à la consultation d’éducation thérapeutique (pour diabète et cardiologie).

L’établissement offre une filière gériatrique développée, avec des services de SMR et deux EHPAD : EHPAD Villars les Dombes et EHPAD Clairval.

**MISSION GENERALE ET ACTIVITES DU POSTE**

Planification, organisation et pilotage des activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels.

Interlocuteur privilégié des secrétariats médicaux du Centre Hospitalier de Trévoux et de l’EHPAD de Clairval.

**1) Management de proximité des secrétaires des services d’hospitalisation**:

- Assure l’accueil et l’intégration des secrétaires nouvellement affectées dans l’établissement.
- Elabore et met à jour les plannings, planifie les congés afin de gérer la continuité du présentéisme dans chacun des services
- Assure un suivi de l’activité et la répartition des tâches si nécessaire (absences imprévues)
- Encadre et évalue les stagiaires en lien avec sa référente
- Assure le lien avec la référente des habilitations pour l’attribution des accès aux applicatifs métiers, nécessaires aux secrétaires médicales de l’établissement.
- Accompagne les secrétaires médicales et assure un relai d’information en animant des réunions régulières
- Répond aux questions relatives à l’organisation des secrétariats
- Assure le recrutement et la gestion de la mobilité des secrétaires médicales
- Réalise les entretiens annuels d’évaluation des secrétaires médicales
- Construit et utilise des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs

**2) Soutien administratif à l’ensemble de l’équipe**:

- Coordonne les demandes de petits matériels (tampons, mobilier, ordonnances sécurisées, etc )
- Recense les besoins lors du plan d’équipement
- Assure le suivi qualité des dossiers médicaux en lien avec la responsable qualité
- Met à jour les agendas EASILY ou XPLORE des prestataires extérieurs selon l’indication de leurs absences
- Aide si nécessaire pour répondre aux demandes de dossiers médicaux compliqués, et répond aux enquêtes annuelles des archives départementales et pour la Commission des Usagers.
- Assure le suivi des archives médicales et administratives : vérification des locaux, des besoins en matériel, établi annuellement la liste des dossiers médicaux à détruire
- Remplacement exceptionnel des secrétaires

**CONNAISSANCES & COMPETENCES REQUISES**
- **Formation de secrétaire médicale indispensable**
- Expérience requise en secrétariat médical
- **Expérience managériale**
- Rigueur
- Discrétion
- Sens des responsabilités et des priorités

Maitrise de la vie institutionnelle et de l’organisation des établissements de santé

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Easily, X PLORE, et certains logiciels spécifiques

**Conditions de travail**

temps partiel
- 80%

reprise de l'ancienneté à l'embauche

Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75%

abri vélo

forfait mobilité durable

Restauration collective

Prestations bien-être pour le personnel ( massage, ostéopathie)

Type d'emploi : Temps partiel, CDD

Horaires:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel