Assistant Pédagogique

**Gérer le suivi administratif et financier de la formation**
- Réaliser l’inscription et le dossier administratif des apprenants ;
- Vérifier et/ou réaliser l’affectation des apprenants aux modules de formation identifiés ;
- Gérer les présences et absences (feuille d’émargement) et éditer le relevé des absences ;
- Éditer et envoyer les convocations, résultats des examens et attestations de réussite ;
- Collecter, saisir et vérifier les notes et établit des tableaux de suivi pour la diplomation ;
- Gérer les demandes d’affectation des formateurs travailleurs indépendants sur les formations et saisie les informations sur IGOR ;
- Collaborer à l’établissement et l’envoi des contrats de formateurs et du suivi d’heures réalisées en lien avec le service Ressources humaines ;
- Assurer la conformité et la complétude des conventions de formation ;
- Assister les différents services sur le suivi des dossiers de financement en lien avec les plateformes des financeurs et prescripteurs ;
- Collecter, contrôler et renseigner les données nécessaires à la certification Qualiopi et à la démarche qualité de la structure en lien avec le référent Qualiopi et le service Qualité, études et innovation ;
- Contrôler les factures des intervenants, les saisir dans IGOR et les transmettre au contrôle de gestion.

**Assurer l’organisation opérationnelle de la formation**
- Mettre à jour l’emploi du temps du formateur et des apprenants et collaborer à son élaboration en lien avec les équipes pédagogiques
- Déclencher les commandes de badges pour les apprenants et leur transmettre une fois fabriqués ;
- Gérer les réservations de salles et l’accueil logistique d’une session de formation en présentiel et en distanciel ;
- Contrôler, renseigner et mettre à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l’année
- Mettre en œuvre les sessions d’examen écrits et oraux (réservation de salles, recherche de surveillants, préparation des copies, renseignement sur l’emploi du temps, etc.) ;
- Organiser les examens officiels en lien avec les directives du rectorat ;
- Gérer les sessions de rattrapage et de redoublement ;
- Réaliser les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant.

**Participer à la promotion de la formation et à l’accompagnement de l’apprenant**
- Réaliser l’accueil physique et téléphonique des différents publics ;
- Informer et conseiller les apprenants sur leur parcours et leur organisation ;
- Mettre en forme les documents de rentrée (trombinoscope, règlement intérieur, etc.) et les communiquer aux formateurs et aux apprenants ;
- Accompagner les apprenants dans les démarches administratives, disciplinaires et de financement ;
- Informer et traiter les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants (avec les entreprises, avec les formateurs et avec les autres apprenants) en lien avec les équipes pédagogiques et le directeur d’activité ;
- Orienter les apprenants vers les interlocuteurs adaptés en fonction de leurs demandes ;
- Participer à l’organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation ;
- Participer à l’organisation des événements ponctuels internes de la structure (construction et édition des documents).

De formation Bac + 2 minimum (BTS Assistante de Gestion de préférence ou BTS Assistante de Direction), vous justifiez d’une expérience significative sur un poste similaire.

Vous êtes organisé(e), rigoureux (se), disponible et aimez travailler en équipe.

Votre aisance relationnelle et votre sens du service vous permettent de répondre au mieux aux attentes des personnes que nous accueillons.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et l’anglais.

Nos avantages

Rejoindre le Groupe IGENSIA Education, c'est bénéficier:

- D’un accord complet avec des journées de télétravail, des indemnités, ainsi qu’une participation sur l’équipement de télétravail ;
- D’une prise en charge des transports à 75%, de tickets restaurants à 11,50€ pris en charge à 60%, ainsi qu’une mutuelle familiale & d’une prévoyance ;
- De 5 jours mobiles conventionnels ;
- D’un accord de participation ;
- D'une collaboration basée sur nos valeurs d'Humanisme, d'Engagement et d'Ouverture ;
- D’une politique d’égalité salariale H/F ;
- D'une référente handicap à votre disposition pour prendre en compte vos besoins (entretiens confidentiels) ;
- D'un parcours d'intégration sur mesure ;
- D’une communication régulière de la part de la Direction ;
- D'événements conviviaux réguliers (Quoi de Neuf, Noël, Vœux, soirée d’été,) ;
- Et enfin, c'est pouvoir se développer et évoluer au sein du Groupe IGENSIA Education, notamment grâce à la mobilité Interne.

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Qui sommes-nous ?

Fondé en 1975, le Groupe IGENSIA Education est une fédération d’associations à but non lucratif, dont les bénéfices sont réinvestis dans la pédagogie et les enseignements et fait partie des acteurs majeurs de l’enseignement supérieur et de la formation pro