Office Manager

Notre client, Leader dans le secteur industriel recherche un Office Manager F/H en CDI basé à Val de Rueil.

Rattaché à l’European Facilities Manager, vous rendez compte régulièrement de l’évolution des projets et actions en cours sur le site de Val de Reuil. Vous aurez en charge la coordination des services généraux sur ce site ainsi que la gestion de tâches administratives pour le périmètre français.

**Accueil**:

- Accueil physique et téléphonique, respect des règles d’enregistrement des visiteurs sur le site.
- Réception, tri, distribution et envoi du courrier interne et externe. Suivi des courriers / envois sensibles / importants et des recommandés.
- Veille à la propreté et au bon approvisionnement des espaces communs y compris des salles de réunion.

**Services Généraux**:

- Identifier les besoins et gérer l'approvisionnement des stocks de fournitures (papeterie).
- Créer, suivre et gérer les badges d’accès des sites et la commande et distribution des cartes de visite.
- Anticiper et préparer l'entrée des nouveaux arrivants (photos, bureau, caissons, téléphone). S’assurer que leur espace de travail soit prêt et fonctionnel. Faire le suivi des sorties également : désactiver les contrôles d’accès, nettoyer les zones de travail concernées.
- Contrôler et gérer l'état de la propreté de l'établissement auprès du prestataire de service, faire des contrôles qualité et assurer le respect du contrat par le prestataire.
- Gestion des urgences (pannes, fuites d’eau, coupures d'électricité, alarme incendie, alarme intrusion).
- Veiller à la maintenance ordinaire des locaux
- Réaliser/participer à la prise de rendez-vous auprès des prestataires de services en lien avec l’activité des services généraux et assurer également la prospection de nouveaux prestataires (appel d’offres, devis etc).
- Soutien dans la gestion administrative des locaux de Boulogne-Billancourt et d’Aix en Provence. Déplacements ponctuels sur l’ensemble des sites.
- Saisie des bons de commande et des factures dans le logiciel comptable.
- Suivi et archivage des dossiers de services généraux de l'ensemble des sites sur le Drive.
- Réception et accompagnement des visiteurs externes : préparation des salles de réunion, mise à disposition d’espace de travail, réservation de taxi, etc.
- Support dans l’organisation d'événements collectifs internes : commande de petits déjeuner, recherche de lieux, prospection prestataire, réservations de restaurants.

**Sécurité**:

- Suivre et veiller à la mise à jour du registre de sécurité et du document unique d’évaluation des risques professionnels
- S’assurer que les contrôles règlementaires périodiques soient à jour : vérification des installations électriques, contrôle des extincteurs, installations de sécurité incendie, etc.
- Veiller au bon suivi des formations de sécurité pour les collaborateurs
- Suivre la maintenance des matériels en rapport avec la sécurité des personnes et des biens : défibrillateur, armoire à pharmacie, système de télésurveillance, alarmes sécurité et intrusion.

**Parc automobile**:

- Gérer les voitures en autopartage : état des lieux d’entrée et sortie, gestion des réservations internes, entretien des voitures, veille à la bonne utilisation et au nettoyage des véhicules, maintenance.
- Interlocuteur pour la gestion de la flotte automobile
- Vérification et pré validation des factures, recherche en cas de litiges (loueur / conducteur).

Profil

Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans les services généraux, la gestion des installations matérielles et immatérielles.

Ce poste implique des déplacements ponctuels sur Boulogne Billancourt et plus rarement sur Aix en Provence, le permis de conduire est donc nécessaire.

**Vous savez**:

- Conduire un projet
- Coordonner vos actions avec les autres services et les prestataires externes.
- Analyser et gérer les risques
- Gérer les urgences et les imprévus
- Négocier des délais et des coûts avec les sous-traitants, les prestataires, les fournisseurs et/ou les partenaires.
- Faire appliquer les procédures
- Vous êtes autonome et vous être à l’aise pour échanger avec différent type d’interlocuteurs

Vous avez un bon relationnel, vous savez anticiper, faire preuve de réactivité et vous êtes force de proposition. Vous savez faire preuve d’initiative, de rigueur et d’organisation. Vous avez également une bonne capacité à communiquer efficacement.

Votre niveau d’anglais vous permet de communiquer à l’écrit et à l’oral

Vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office (++Excel), Google Tools)

L’organisation, le bon sens, la rigueur, le sens du service et l’esprit d’équipe sont des atouts pour réussir sur ce poste.

**Salaire**: entre 30 et 35k€ selon profil