Adjoint Administratif à La Direction de L'ifsi

**Poste**:

- CDD de remplacement sur Congés maternité

Identification du service:
Institut de Formation en Soins Infirmiers et institut de formation Aides-soignants, Auxiliaire de puériculture

Rattachement hiérarchique:

- Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l’IFSI/IFAS/FC du centre hospitalier de Libourne

Rythme et horaires de travail:
Lundi au vendredi
De 8 h à 17 H
Quotité de travail journalier : 7 H/jour - 35 h semaine
Adaptation des horaires de travail pour assurer en équipe les plages d’ouvertures du secrétariait

Liaisons fonctionnelles:

- Cadre Supérieur de Santé de l'IFSI/IFAS
- Cadres de santé formateurs,
- La Formation Continue
- Directions fonctionnelles de l’établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, système d’information. DAF
- Conseil régional,
- ARS - DREETS - CFA - GEIQ, pole emploi
- L’ensemble des partenaires

Missions du service:

- Assurer le secrétariat de l’IFSI, IFAS, IFAP
- Appliquer les procédures du concours et de sélection d'entrée en formation infirmière et aide-soignante, auxiliaire de puériculture
- Entretenir les liens entre étudiants/élèves, cadres de santé et direction quant à la gestion administrative des dossiers.

Description des tâches:
Tâches principales:

Accueil des étudiants/élèves, les différents publics


Accueil téléphonique, 

Gestion du courrier : frappes, envois et réception,


Gestion des activités:

- Gestion de l’agenda et des mails (préparation des réunions, instances, rendez vous)
- Utilisation des différents logiciels métiers:Berger Levrault)
- Statistiques DREETS, DRESS, INSEE etc.
- Compte-rendu des instances de la gouvernance IFSI/IFAS/IFAP - 

Gestion des étudiants:

- Gestion administrative des dossiers des étudiants, tout au long de la scolarité: absence/présence (déclarations auprès des OPCA et autres organismes financeurs)
- Préparation des portfolios des étudiants de 1ère années,
- Participation à l’accueil des étudiants pour le pré rentré
- Préparation, envois et suivi des conventions de stage IDE et AS
- Gestion des indemnités des étudiants en lien avec la DRH du CH (frais de déplacements, indemnités de stage, ordres de mission.... ),
- Gestion du dossier pédagogique des étudiants: vérification des feuilles de stage des ESI et EAS, absences justifiées et injustifiées, signature de présence....
- Gestion des dossiers de demande de prise en charge financière des étudiants
- Remplir les déclarations d’accidents du travail,
- Gestion des assiduités des étudiants.. ;

Tâches afférentes au Diplômes d’Etat:

- Gestion des courriers afférents au diplôme d'État
- Transmissions à la DREETS des tableaux définitifs des résultats pour validation,
- Préparation des dossiers administratifs relatifs au diplôme d’Etat


Gestion afférente à l’équipe pédagogique:

- Gestion du suivi des intervenants extérieurs et le paiement de leurs prestations 

Gestion des commandes de fournitures de bureau,


Gestion des bons de maintenance concernant l’ensemble de l’IFSI,
Tous les documents mis à la signature au directeur de l'IFSI/IFAS doit être vérifiés, contrôlés au préalable par la secrétaire.

Tâches annexes:
 Participation à la surveillance des concours si besoin,
 Participation aux journées d’accueil,
 Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc.

**Profil**:
Aptitudes requises:
Générales:

- Excellente présentation,
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Sens de la communication et de l'accueil
- Adaptation et d’intégration,
- Organisationnelles, méthodiques
- Autonomie, respect des délais et ponctualité,
- Rigueur,
- Réactivité, logique, dynamisme
- Sens du travail en équipe

Connaissances
- Maîtrise des outils informatiques : Word et Excel,
- Connaissance ou capacité rapide d’apprentissage pour utilisations des différents logiciels métiers et statistiques (Berger LEVRAULT - ODESSA, QUAIROS, ODESSA.)
- Qualité rédactionnelle

Spécifiques : (souhaitées)
- Connaissance de la réglementation de la formation, des concours et des référentiels de formation infirmière et aide-soignante

Valeurs professionnelles:
 Sens de la responsabilité
 Loyauté 
Exemplarité

**Divers**:
Candidature à adresser avec CV actualisé et lettre de motivation

Monsieur LABROUQUAIRE, Directeur des Ressources Humaines
Centre Hospitalier de Libourne
112 Rue de la Marne
33500 LIBOURNE