Chargé de Protocole

Présentation de la direction et du service

La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes:

- Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
- ** Le pôle protocole**: organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques...) et traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers (échanges interinstitutionnels, constitution de dossiers...).
- Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
- Le service relations presse : gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
- Le service Editorial-Digital-Images : pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
- Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
- Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
- Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental

Enjeux, Missions, Conditions particulières d'exercice

**Enjeux et objectifs du poste**

Organiser l'ensemble des évènements du Conseil départemental ainsi que les visites officielles du Président en veillant à leur bon déroulement ainsi qu'à la réalisation de dossiers adéquats.

Coordonner les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.

Réaliser la gestion et le suivi administratif et logistiques inhérents au pôle protocole.

**Activités principales**

Organisation des évènements : 30 %
- Organiser les événements du Conseil départemental en lien avec les services pilotes notamment (inaugurations, visites du Président, réunions, colloques, vernissages, etc.).
- Organiser et piloter les visites officielles du Président et des élus sur des sites extérieurs.
- Organiser des événements VIP (représentations culturelles)
- Assurer l'accueil des institutionnels lors des manifestations
- Assurer le prêt des chapiteaux du Département en lien avec la Direction des Moyens Généraux avec les différents partenaires institutionnels (communes du Département, associations de Haute-Garonne...)

Coordination et suivi logistique et administratif des évènements : 40 %
- Assurer la coordination et le pilotage logistique des manifestations (réalisation des fiches techniques, repérages sur place...)
- Assurer la gestion des objets promotionnels
- Rédiger des lettres, des comptes rendus et des déroulés
- Constituer des dossiers
- Mettre en forme et finaliser les dossiers à destination du Président en relation avec les membres du Cabinet et les services administratifs

Animation du réseau relationnel : 20 %
- Gérer les contacts avec l'environnement (institutionnel, partenaires, prestataires)

Traitement et suivi des invitations et des représentations : 10 %
- Traiter l'arrivée des invitations officielles et assurer la gestion des représentations des élus
- Etre en appui du gestionnaire des invitations
- Assurer le suivi et l'actualisation des fichiers protocole

**Conditions particulières d'exercice**:

- Télétravail possible (sous réserve des nécessités de service)
- Possibilité d'accompagnement du Président lors de ses déplacements, repérages sur le terrain en amont des évènements (territoire départemental)
- Variation de la charge de travail suivant le calendrier des manifestations de la collectivités (horaires et amplitudes variables)

**Temps de travail et avantages**:

- Trois organisations de temps de travail proposées à temps complet : 41.25h/semaine (60 jours de repos annuels) ou 39h/semaine (48 jours de repos annuels)ou 37,5h/semaine (40 jours de repos annuels).
- Participation restauration collective
- Participation au transport (75%)
- Participation mutuelle, prévoyance
- Prestation sociales, crèche (chèques vacances...)
- Prime de 815,91EUR net versée en mai et en novembre (x2) (_calculé au prorata en fonction de votre arrivée)_

**Processus de recrutement**:

- Fin de publication le 7/11/2024
- Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 12/11/2024
- Jury de recrutement aux alentours du 18/11/2024
- Date de prise de poste à partir du 01/01/2025
- Modalités de recrutement : Contractuel ou titulaire

**Autres**:
Profil recherché

**Profil attendu**:

- Niveau Bac+2 souhaité
- Maîtrise du logiciel EUDONET

**Savoirs**:

- Environnement administratif, institutionnel e