Secrétaire (H/F)

**SECRETAIRE H/F**
**COORDINATION DES INSTITUS DE FORMATION**
**TEMPS COMPLET**
**CDD 6 MOIS**
**A COMPTER DU 6 JANVIER 2025**

**Un poste de secrétaire H/F, est à pourvoir prochainement au sein de la coordination des instituts de formation, de l’IFCS et du CFARM sur le site de Poitiers.**

**Présentation générale du CHU**

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne, et, est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.

**Description du poste**

Rattaché à l’assistante de la coordination des instituts, sous l’autorité du coordonnateur et de son adjointe, vous participez à l’organisation de la coordination des instituts, de l’institut de formation des cadres de santé et du centre de formation des auxiliaires de régulation médicale.
Vous participez à la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou suivi des dossiers.
Pour cela, vous êtes amené à être en interaction avec les différentes directions et pôles de l’établissement.

Vos missions principales sont les suivantes:
Secrétariat général de l’IFCS et du CFARM**:

- Accueil physique des apprenants et intervenants
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Traitement du courrier : tri, enregistrement, traitement, diffusion, classement, archivage
- Correction et mise en forme de documents, rapports et courriers comptes rendus d’instance
- Gestion et suivi de la scolarité des apprenants (dossier scolaire, emploi du temps, stage, planification des salles au sein du dossier partagé )
- Gestion administrative des instances
- Paiement des intervenants
- Suivi et enregistrement des absences du personnel et des apprenants en promotion professionnelle
- Gestion et organisation de la sélection (inscription, épreuves d’admissibilité et d’admission)
- Veille réglementaire et organisationnelle
- Archivage de dossiers
- Enregistrement et classement des conventions pour l’ensemble des stages des apprenants
- Gestion des stocks de fournitures de bureau (saisie, suivi, contrôle)
- Recensement annuel des besoins en matériel informatique et hôtelier
- Demandes de dépannage informatique ou de travaux
- Suivi administratif de la taxe d’apprentissage

Activités en lien avec la Coordination**:

- Gestion de l’agenda du Coordonnateur et de son adjointe
- Suivi des dossiers de la coordination (taxe d’apprentissage et financement, rapport d’activité, universitarisation, agrément, campus santé)
- Gestion financière des instituts
- Suivi des commandes et facturations
- Régie des instituts
- Suivi des demandes des tutelles et coordination des réponses de tous les instituts
- Réponses aux demandes statistiques des différentes tutelles et autres organismes

Missions ponctuelles (en l’absence de l’assistante de la coordination, vous pouvez être amené à réaliser des missions ponctuelles nécessaires à la continuité du service)**:

- Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation de réunions et de déplacements
- Transmission aux directeurs des dépôts de recours devant les tribunaux administratifs, cours administratives d'appel et conseil d’Etat

**Votre profil**:
De formation BAC STMG, BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative, vous justifiez d’au moins 2 années d’expérience, idéalement dans le secteur hospitalier ou de la santé.

Compétences:

- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
- Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Power point et Outlook
- Maîtrise de l’outil GESTOR

Aptitudes professionnelles:

- Sens de l’accueil et qualités relationnelles
- Facilité d’intégration et de communication
- Capacité d’organisation et d’adaptation
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Esprit d’initiative
- Aisance avec les outils informatiques
- Savoir rendre-compte
- Rigueur et souci de vérification
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Capacité d’organisation et de gestion du temps

**Informations complémentaires**

Nous vous proposons une mission de 6 mois en temps complet à compter du 6 janvier 2025, renouvelable en fonction des évaluations.
Amplitude horaire : 08h30-17h00
Votre rémunération sera fixée sur un grade d’Adjoin