Assistant D'agence

Description de l'entreprise

Créée en 1984, SITES est une société d’ingénierie spécialisée au service de la performance et de la santé structurelle des infrastructures. Les ingénieurs, experts et techniciens de SITES œuvrent à la maîtrise de la durabilité des actifs structurels exceptionnels, face à leur vieillissement, leur usage, leur exploitation et leur impact sur l’environnement voisin.

À partir d’investigations in-situ sur les structures et ses parties prenantes, d’analyses et de calculs, SITES diagnostique l’état réel des ouvrages, suit leur évolution, préconise et s’assure de la bonne mise en œuvre des remises à niveau pour garantir la sécurité et la pérennité de leur utilisation et éviter toute interruption d’usage inopinée ou réparation coûteuse non anticipée.

Domaines d’intervention:

- Énergies décarbonées (Hydraulique / Nucléaire / Renouvelable)
- Infrastructures de transports (Routier / Ferroviaire / Maritime)
- Industries sensibles
- Patrimoine et monuments historiques
- Projets Expérimentaux / Recherche & Développement / Défense
- Bâti / Cadre De Vie, Services Publics / Administrations

L’entreprise intervient à toutes les étapes de la vie d’un ouvrage (conception, construction, exploitation, transformation et destruction) en proposant plusieurs services:

- Visites, inspections et expertises
- Tests, contrôles, relevés et mesures
- Monitoring et instrumentation
- Ingénierie et études de pérennité (diagnostics, études de risques, etc.)
- Assistance technique aux maîtres d’ouvrage (suivi, coordination et protection)

Description du poste

L’Agence Paris est à la recherche d’une Assistante pour rejoindre ses équipes administratives.

Sous la responsabilité du Directeur d’Agence et du Directeur d'Entité, vos missions se répartiront en plusieurs volets:

- **La participation à la gestion du secrétariat administratif**:

- L’aide à la facturation avec relance et/ou préparation des courriers pour débloquer des situations administratives.
- **L’appui à la comptabilité et au contrôle de gestion avec la gestion des données avec l'intégration de données d’entrée dans les outils de suivi de l’agence et des groupes**:

- Le suivi des affaires en cours : constitution des dossiers, enregistrement des documents dans notre base de données, suivi des commandes et des factures de nos fournisseurs et de nos sous-traitants,
- L’archivage des dossiers d’affaires clôturées,
- La frappe de devis et de factures,
- La vérification et correction des feuilles de frais des agents à chaque fin de mois.
- **L'appui à la production, soit**:

- La préparation des délégations de pouvoir pour les Chargés de Travaux et veiller à leur signature par délégant(e)/ délégataire et leur classement dans dossier « affaire » et notre ERP interne,
- En parallèle, la mise à jour des organigrammes et diffusion avec délégations aux Chargés de travaux pour mise à jour du dossier papier terrain.
- **L’intégration de données d’entrée dans les outils de suivi de l’Agence et des différents Groupes d'activité.**:

- **La participation aux actions commerciales**:

- La transmission de tous les devis de l’Agence,
- Le remplissage du reporting nécessaire au COPAC, réunion commerciale hebdomadaire (commandes reçues, devis envoyés ),
- La préparation ponctuelle des dossiers administratifs en cas de réponse aux Appels d’offres en local.
- **Le contrôle des dossiers d’affaire**:

- Le contrôle mensuel des affaires ouvertes depuis les 30 derniers jours afin de vérifier que tous les documents requis (commande, délégation de pouvoir, organigramme,) sont présents.
- **L’appui QSRE à l’Agence pour les non-conformités, soit plus précisément**:

- La participation aux réunions d’analyse pour prendre en charge la rédaction des Fiches de non-conformités.
- Cette liste n'est pas exhaustive._

**Qualifications**:
Vous préparez un diplôme de niveau Bac à Bac+2/+3 en Assistanat/Secrétariat.

Vous faites preuve d'une grande polyvalence dans votre travail et possédez un très bon niveau d'orthographe.

Dynamique, autonome, et organisé(e), vous savez gérer les priorités dans un contexte d'imprévus.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office et vous savez vous adapter sur d’autres logiciels.

Une expérience dans une PME ou dans un environnement technique est un plus.
- Toutes nos offres sont ouvertes conformément à notre engagement diversité & handicap. Vous avez votre place chez SITES._

Informations supplémentaires

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 a mínima en Assistanat / Secrétariat (DUT ou BTS).

Vous avez une première expérience de plus de 3 ans dans un secteur exigeant : une expérience dans une PME ou dans un environnement technique est un atout.

Vous faites preuve d’une grande polyvalence dans votre travail et possédez un très bon niveau d’ort