Gestionnaire Administrative de PÔle

**GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE DE PÔLE (H/F)**

Direction de la Santé

**(Catégorie B)**
- La Ville de Pantin, située aux portes de Paris et membre du territoire d'Est Ensemble, est une collectivité moderne et dynamique en pleine expansion, comptant 1800 collaborateurs pour 62 000 habitants. La ville se consacre à l'égalité professionnelle, comme en témoigne son score de 93 sur 100 sur l’index de l’égalité professionnelle publié le 30 septembre dernier, garantissant un environnement inclusif, en particulier au soutien à l’égalité professionnelle. _

**Description du poste**:
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle des centres de santé, vous l’assistez dans la gestion administrative du personnel titulaire et non titulaire des centres municipaux de santé, qui comptent environ 140 agents.
Vous assurez l’organisation et participez à l’encadrement des stagiaires, tout en veillant à la coordination et à la diffusion de l’information administrative et réglementaire auprès de l’ensemble des agents répartis sur les trois centres.
Par délégation du responsable, vous prenez également en charge la gestion des demandes de petites réparations et de maintenance, en lien étroit avec le centre technique municipal et les prestataires extérieurs.

**Missions**:
**Gestion du personnel titulaire et non titulaire : réalisation de travaux administratifs**
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction et mettre à jour les principaux outils de suivis et les dossiers
- Recevoir, informer, conseiller les agents sur leurs droits et obligations et les orienter sur les services ressources compétents
- Constituer et assurer le suivi des dossiers de recrutement, d'avancement, de démissions, des absences du personnel en lien avec la direction des ressources humaines
- Gérer les demandes et les dossiers de formation des agents titulaires et des praticiens
- Gérer les cartes professionnels de santé en lien avec les conseils ordinaux et les professionnels de santé
- Gérer les nominations/ radiations des régisseurs en lien avec la direction générale et la trésorerie municipale
- Rédiger et dactylographier des courriers et des documents administratifs (note, compte-rendu...)
- Participer à la rédaction des conventions de stage
- Recenser, contrôler et communiquer les éléments variables de paie mensuels du personnel titulaire
- Transmettre à la direction des ressources humaines les relevés mensuels de présences des agents
- Assurer la continuité en l'absence de la direction administrative

**Encadrement équipe entretien**
- Encadrer et anime l’équipe des agents d’entretien sur les trois centres en lien avec les besoins des équipes soignantes
- Gérer les plannings (absences/congés) et organise le travail des agents
- Suivre les méthodes et le résultat des interventions quotidiennes du prestataire extérieur « entretien-ménage ». Il/Elle est l’interlocuteur.rice privilégié.e de ce prestataire au quotidien.

**Gestion des stagiaires**:

- Organiser les stages en lien avec la direction des ressources humaines, les services accueillant et les écoles
- Contrôler et transmettre les conventions de stage aux co-signataires
- Participer à l'encadrement et à la formation des stagiaires en qualité de tuteur de stage ou d'animateur
- Organiser et participer aux évaluations des stagiaires

**Coordination de l'information**
- Collaborer à la conception et à la rédaction de supports de communication
- Assurer l’interface avec la direction de la communication pour une mise à jour régulière des supports de communication au public sur les centres de santé
- Coordonner l'information de l'ensemble du personnel sur les trois centres de santé
- Accueillir (physiquement et téléphoniquement) des interlocuteurs internes et externes et des usagers
- Écouter, comprendre et rechercher une solution aux problèmes des patients et recueillir tous les éléments nécessaires aux réponses à leurs plaintes ou observations

**Organisation des rendez-vous**
- Gérer l'organisation et la logistique des réunions (élaboration des invitations, préparations des dossiers, réservation de salles, comptes rendus,.)

**Maintenance technique**
- Transmettre les demandes de petites réparations et de maintenance courantes aux services techniques
- Organiser les rendez-vous de maintenance en lien avec les services techniques et les prestataires extérieurs
- Suivre la réalisation et la réception des petits travaux de réparation et de maintenance en lien avec les services

**Compétences requises**:

- **Savoir**:

- Maîtriser les règles de base du statut de la fonction publique territoriale
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement territoriale
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- **Savoir-être**:

- Savoir être organisé, précis et rigoureux
- Avoir le sens des responsabilités
- Savoir organiser son travail en fonction des objectifs et des enjeux
- Savoir respecter les délais et avoir le sens des priorités
- Savoir prendre des initiatives,