Responsable Du PÔle État Civil, Élections Et Funéraires

La Ville de Pantin, située aux portes de Paris et membre du territoire d'Est Ensemble, est une collectivité moderne et dynamique en pleine expansion, comptant 1800 collaborateurs pour 62 000 habitants. La ville se consacre à l'égalité professionnelle, comme en témoigne son score de 93 sur 100 sur l’index de l’égalité professionnelle publié le 30 septembre dernier, garantissant un environnement inclusif, en particulier au soutien à l’égalité professionnelle.

Description du poste:
En tant que Responsable du pôle état civil, élections et funéraires, vous mettez en œuvre un pôle public de qualité, dans le respect des cadres réglementaires et conformément à la politique municipale dans les domaines état-civil, élections, affaires générales, titres d’identité et funéraire. Vous facilitez les démarches administratives, notamment par la mise en place des télé- procédures. Vous garantissez des bonnes relations avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Tribunaux, INSEE, OFII,). Vous supervisez la gestion du cimetière communal (rotation des emplacements, entretien et aménagement de l’équipement).

A ce titre, vos missions seront:

- Management du pôle, en lien avec les responsables d’équipe
- Organiser, planifier, suivre et évaluer les activités des agents - Mobiliser les compétences autour du projet de direction et des objectifs opérationnels du pôle - Animer des réunions d’équipes régulières
- Accompagner les agents dans leur projet professionnel (plan de formation, mobilité, montée en compétences )
- Conduire les entretiens annuels des responsables d’équipe et des référents - Pilotage opérationnel des actions conduites par le pôle - Assurer une veille juridique dans les domaines de compétences du pôle
- Veiller à l’actualisation de la documentation de référence pour le pôle (procédures) et les usagers (fiche usagers, règlement du cimetière,)
- Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du pôle en interne aux autres pôles.
- Définir les outils de pilotage du pôle, suivre la mise à jour des tableaux de bord et leur diffusion.
- Participer activement au développement des téléprocédures relatives aux domaines d’activité du pôle (dématérialisation des actes d’état-civil, démarches administratives en ligne,)
- Piloter la préparation des scrutins électoraux et être garant de leur bon déroulement - Conduire les auditions de mariages et de reconnaissances
- Accompagner les responsables d’équipe dans la gestion des dossiers complexes - Valoriser les projets du pôle (cimetière, scrutins, téléprocédures,)
- Élaborer le budget du pôle et suivre son exécution - Pilotage transverse des actions conduites par le pôle:

- Accompagner le pôle dans une démarche qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d’attente, qualité du traitement des demandes )
- Participer à l’amélioration des relations avec les partenaires institutionnels tels que la préfec ture, les tribunaux (instance et grande instance), l’INSEE, l’OFII

Compétences requises:
Savoirs
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissances juridiques et plus spécifiquement en Droit civil, funéraire et électoral Savoir-être
- Capacité d’organisation
- Adaptabilité
- Sens des relations humaines
- Rigueur
- Discrétion
- Écoute
- Résistance au stress Savoir faire
- Aisance informatique (requêtes, paramétrages, base de données)
- Aisance rédactionnelle (notes, procédures, actes juridiques)
- Compétences managériales avérées
- Gestion de projet et conduite du changement
- Maîtrise des outils et des indicateurs de pilotage

Profil demandé:
Expérience similaire exigée un poste identique ou dans des postes voisins : Expérience professionnelle en collectivité territoriale.

Expérience en encadrement.

Expérience dans les principaux domaines de compétences (état-civil, funéraire et élections)..

Conditions de travail:
Durée hebdomadaire:
37 h30

Conditions particulières:
Disponibilité sur les impératifs du pôle. Présence le samedi par roulement (environ 1 par mois).

Présence impérative les dimanches, jours de scrutins électoraux et animation des commissions de contrôle des listes électorales en soirée.

Déplacements réguliers au Cimetière communal

Avantages de la collectivité:
Régime indemnitaire avantageux, RTT, restauration collective, Comité d’action sociale et culturelle dynamique, participation à la mutuelle santé, prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transports en commun, Compte Épargne Temps rémunéré sous conditions, parking.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Lieu du poste : En présentiel