Assistant(E) de Direction

**Société**:
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

**Mission**:
Les deux assistant(e)s de la Direction Générale assurent en binôme la gestion du secrétariat du Directeur Général, de la Directrice Générale Adjointe et de la Secrétaire Générale, sous la coordination de la Cheffe de Cabinet.

La rigueur, un bon sens de l’organisation, la capacité à prioriser les tâches et activités, une bonne maîtrise du pack office bureautique, ainsi que d’excellentes compétences en communication sont indispensables pour assurer cette fonction.
- Accueil physique (accueil et orientation des visiteurs, renseignements divers)
- Accueil téléphonique:

- Renseignements
- Orientation des appels
- Filtrage des appels
- Prise de messages et transmission aux différents destinataires
- Appels téléphoniques à effectuer en fonction des demandes des Directeurs
- Gestion des agendas (prioritairement celui de la Secrétaire Générale) et organisation des rendez-vous et réunions
- Organisation des réunions et des déplacements
- Réservation (de salles, de prestations logistiques, des moyens de transports)
- Préparation des dossiers ou documents nécessaires s’il y a lieu
- Commande de matériel bureautique
- Gestion des tickets de tram pour la Direction Générale
- Réalisation de travaux administratifs, travaux de gestion:

- Elaboration ou complétude de documents
- Elaboration d’outils de suivi
- Elaboration de comptes rendus divers
- Rédaction/frappe de courriers divers
- Réalisation de mailings, publipostages
- Tenue et mise à jour de bases de données diverses
- Participation à des réunions régulières
- Gestion des parapheurs
- Elaboration, bonne tenue et suivi de dossiers
- Classement / archivage
- Réalisation ponctuelle de tâches à la demande de la Cheffe de Cabinet
- Organisation des réunions du Groupement Hospitalier de Territoire (bureaux, réunions des Chefs d’établissement, comités stratégiques, comités territoriaux des élus locaux )
- Mise à jour hebdomadaire de la mallette de garde et réalisation des tours de garde de l’équipe de Direction

**Profil**:
**QUALITES ET COMPETENCES REQUISES**
- Disposer de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles (bonne communication orale et écrite), orthographe irréprochable
- Savoir prioriser les tâches et disposer d’un très bon sens de l’organisation, dans un contexte exigeant
- Etre rigoureux et méthodique
- Etre force de proposition, réactif, capable de prendre des initiatives et de s’adapter à l’imprévu
- Etre en capacité de travailler en équipe
- Savoir synthétiser, reformuler
- Maîtriser des fonctions avancées des logiciels bureautiques Word, Outlook, Excel, Power point

La discrétion et la loyauté professionnelle sont indispensables.

La connaissance du fonctionnement des HUS afin de pouvoir orienter les affaires (courriers, dossiers et les demandeurs d’informations, etc ) serait un plus.

**FORMATIONS REQUISES - EXPERIENCE PROFESSIONNELLE**

BAC + 2 type BTS « Assistant de Manager » ou expérience professionnelle pouvant correspondre au profil du poste.

**MODELE JOURNALIER**
- Modèle journalier : 7h30
- Modèle hebdomadaire : 37h30
- Amplitude de présence : 8h30 à 18h (en fonction du planning établi avec la Cheffe de Cabinet et la collègue assistante pour assurer la continuité du service)
- Congés annuels : 28 jours
- RTT : 15 jours