Assistant.e Administratif.ve en Alternance

Savoir
- Faire et découverte a pour vocation de favoriser le développement d'une économie locale et écologique via des formations-découvertes et des formations professionnalisantes, animées par un réseau d'artisans, agriculteurs, artistes en activité. Ce réseau est composé de 80 professionnel-le-s formateurs sur toute la France, engagé-e-s dans des pratiques écologiques et de l'économie locale.

Savoir Faire et Découverte est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

L'Assistant(e) de formation prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il (elle) a la charge.
ACCUEIL:

- Assure un accueil téléphonique et physique,
- Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès,
- Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint,
- Participe aux journées portes ouvertes des établissements,

SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS:
1/ Préparation et ouverture d'une formation
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
- Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats)

conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
- Renseigne les informations sur le logiciel Digiforma
- Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres)

d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc)
- Participe à l'ouverture de la formation
- Prépare et participe aux réunions de projet

2/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents interlocuteurs concernés
- Si nécessaire, prépare les conventions de stage
- Prépare les avenants et en assure la saisie dans Digiforma

3/ Fin de formation
- Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers

GESTION FINANCIERE
- Elabore la fiche financière de l'action de l'action de formation
- Assure la saisie des éléments financiers dans Digiforma,
- Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation (contrats, conventions, chèques, relevés d'heures, fiches de paye, etc.)
- Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions
- Assure le suivi des règlements pour les entreprises et effectue les relances de premier niveau sous l'autorité de l'Assistante de Formation et de la directrice de la Formation

Profil recherché:
Vous préparez un diplôme Bac + 2 ou Bac +3, de formation de type gestion des PME, assistant.e de gestion et d'administration d'entreprise, gestion administrative et commerciale, ADV ou équivalent. Une appétence pour le secteur de la formation serait un plus.
Vous avez une forte affinité pour l'économie sociale et solidaire et le secteur de la formation. Vous démontrez une capacité d'apprentissage rapide et de prise de décision éclairée. Vous êtes proactif.ve, ouvert.e d'esprit, curieux.se et polyvalent.e.

COMPETENCES:
Maîtriser les outils informatiques (Pack office, un logiciel de gestion de formation serait un plus)
Savoir travailler en autonomie et en équipe
Respecter les règles de confidentialité
Être disponible, rigoureux, rapide, précis
Avoir le sens de l'écoute
Savoir gérer les priorités