Office Manager

L’office manager évolue généralement dans un environnement Startup agile. Là, ses fonctions sont une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou comptabilité. L’OM doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes:

- Gestion de l’assistanat du dirigeant

La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il/elle est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi qu'effectuer le travail administratif des différents services.
- Transmission des informations

Il revient à l’OM de gérer les appels téléphoniques, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il/elle doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il rédige des synthèses et des reportings. Il/elle élabore et présente également des rapports et des bilans.
- Gérer les ressources financières et logistiques

l’office manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget, c’est-à-dire l’élaboration et le suivi. Il/elle s’occupe de la comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il/elle lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.
- Communication Interne et externe

L’OM assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il/elle gère également la communication externe. Il/elle est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux
- Gérer le temps présentiel et les ressources des équipes de travail et les motiver
- Assurer la planification et la répartition des tâches.
- Gestion et suivi des demandes de primes et/ou aides à l’embauche
- Saisies de contrat d’apprentissage et ou pro et leur suivi
- Gestion des NDF
- Gestion du courrier entrants et sortants
- Gestion et suivi du parc infra/téléphonie et véhicules
- Relations avec les partenaires et fournisseurs (suivi et ou renégo)
- Reporting opérationnel et financier hebdomadaire
- Création & qualification des entités sur l’ERP sur demandes ou spontanées
- Création des lead sur demandes
- Gestion du process de préparation de facturation avec les chefs de projets
- Relations avec les fournisseurs et paiements des factures
- Relances clients et réponse à leurs demandes et/ou à leur cabinet comptable
- Gestion de la préqualification de la tva pour le service comptable (Gestion rassemblement des pièces pour CA, charges fss, Ndf, CB, lettrages écritures bancaires etc
- Aide aux situ et bilan pour le service comptable (rassemblement des informations et pièces etc)

L’office manager doit obligatoirement avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, généralement de la suite Office de Microsoft. Un excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs ), est également requis pour cette fonction. Et à l’instar des assistants de direction, il/elle pourra souvent être demandé à l’OM de savoir s’exprimer en une ou plusieurs langues étrangères, principalement en anglais et ou allemand. La langue anglaise n’est pas seulement un atout, elle est une exigence.
- Excellente maîtrise des techniques de gestion de projet et du management d’équipes
- Analyse des besoins
- Bonnes connaissances en gestion financière.
- Maîtrise du pack office
- Une parfaite maîtrise du Français et l’Allemand, l'anglais est un plus

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 25 000,00€ à 27 600,00€ par an

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : En présentiel