Coordinateur D'évènements

Ce poste a pour objectif de répondre aux besoins des groupes et des événements tout en maximisant le taux de conversion et de remplissage de l’hôtel.

Cela consiste également à travailler pour assurer les objectifs du revenu qui ont été budgétés.

Le Coordinateur Evènements devra gérer et conquérir de nouveaux contrats, assurer la gestion des groupes et de leur agenda. Il accompagne le client durant tout l’événement.

Il devra savoir utiliser de manière efficiente les salles de réunion et les outils informatiques à sa disposition.

Le Coordinateur Evènements doit être une personne dynamique & fournir de manière constante un niveau de service très élevé et irréprochable, en concordance avec les programmes et processus du Méridien. Il doit faire preuve d’un grand sens de l’organisation.

**1- Responsabilités Opérationnelles**

Processus & procéduresÜ Adhérer à tous les standardsÜ Maîtriser le logiciel Opéra
- Accomplir la formation Opéra ligne
- Maîtriser le système Opéra afin de pouvoir faire les vérifications des réservations banquets et les disponibilités des chambres
- S’assurer que toutes les demandes Groupes soient entrées dans le système
- S’assurer que le processus de facturation est respecté

Gestion des demandes et étapes à suivre (suivi)
- S’assurer que le modèle de réponses utilisées correspond aux standards et que toute demande soit gérée selon les lignes de conduite de la division EAME (Groupe/Vente)
- S’assurer que la procédure des feuilles de fonctions (BEO) soit respectée, les imprimer et les distribuer à tous les services. Le délai de réponse au client est défini par ses attentes, celui-ci varie pour chaque demande et doit être confirmé avec le client au moment de la prise de contact. (La procédure requiert une réponse sous 24 heures après réception de la demande client)
- Identifier les limites opérationnelles et vendre uniquement les produits dont nous faisons la publicité et qui peuvent être gérés par les opérations
- Upselling sur toutes les prestations proposées au Groupe
- Un rapport doit être fourni pour chaque demande dans un délai de 24 heures maximum. S’assurer que celui-ci soit complété quotidiennement
- Etablir les contrats pour tous les Groupes et Evénements associés au business pour les soumettre à la signature
- S’assurer que la proposition, le contrat et le listing « revenu » soient référencés
- S’assurer que toutes les activités demandées par le client soient correctement entrées et suivies
- Travailler en collaboration avec l’équipe des ventes pour assurer de convertir la tentative en demande
- Utiliser fréquemment MI LEAD comme un moyen de référencement clientèle, afin d’atteindre les objectifs pré-établis tout en travaillant pour aller au-delà des objectifs (marché indirect)
- Utiliser fréquemment « BonVoy » en fonction des besoins pour avoir une parfaite maîtrise du système
- Vendre tous les avantages du « Restlink » pour atteindre le Revenu fixé
- Travailler en collaboration avec tous les services & départements
- Etre responsable de la rédaction des contrats portant sur tous les services de l’hôtel et basés sur des tarifs hébergement et restauration pré-établis jusqu’au versement du premier dépôt
- Etre capable de créer tout document nécessaire à un événement

**Management**
- Prendre des responsabilités et être capable de prendre des décisions en fonction des besoins du marché, en adhérant à la stratégie pré-établie et en utilisant les outils disponibles tels que Le « listing Revenu » ou TLGO.
- Gérer son temps de manière optimale en complétant toutes les taches quotidiennes.
- Participer aux formations Marriott requises par le département
- S’assurer que les visites de repérage soient conduites de manières méthodiques et que celles-ci soient en parfaite adéquation avec les valeurs clefs du département.
- Prendre conscience de l’importance du langage corporel au sein de la communication
- Prendre part à des projets annexes commandités par l’Event Manager

**Tarification**
- Avoir une implication active face à la concurrence (sondage, enquête) pour s’assurer que nos tarifs soient en adéquation avec le marché
- Obtenir une connaissance parfaite des produits de la concurrence afin de pouvoir mieux défendre notre produit lors de la proposition au client et mieux expliquer le positionnement sur le marché
- Travailler en corrélation avec les lignes directrices du budget quand on fait une proposition.
- S’assurer que la tarification est à tout moment en accord avec celle fixée par la Direction

**Relation Client**
- Gérer un nombre de clients prédéterminés en fonction des lignes de conduite établies par l’Event Manager
- Maintenir de manière efficace et appropriée une relation avec les clients pendant leur visite sur site d’inspection et durant l’événement à l’hôtel.
- Travailler en corrélation avec l’équipe des Ventes sur toute demande de société ou groupe et prendre des décisions en fonction des demandes et maintenir une communication interne efficace.
- Travailler avec l’