Agent D'accueil Et de Gestion Administrative

**Missions**:
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation générale Ressources facilite la réalisation des projets de la Ville en mobilisant les moyens adaptés (financiers, numériques et bientôt logistiques ) et en veillant au respect des procédures. Elle accompagne dans le même temps l’évolution de notre culture collective de travail (achats responsables, sobriété numérique, financements innovants ). Notre objectif : rendre les choses possibles.
- Le 1er Arrondissement compte une population d’environ 30 000 habitants-es.
La mairie du 1er est composée de 24 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.
Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.
Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes:

- l’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme).

L’organisation est scindée en 3 unités : démarches administratives, accueil et services aux habitants-es, unité urbaine.
- Missions : Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux sollicitations des usagers, conformément au cadre réglementaire des mairies d’arrondissement.
A ce titre, sous la responsabilité du/de la responsable « démarches administratives », vous travaillez en polyvalence au sein de l’équipe.
L’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses font partie de vos missions.

**Profil**:

- Activités principales:
1 - Au sein de l’unité « démarches administratives », vous assurez l’accueil de l’usager et le traitement des dossiers administratifs pour toutes demandes liées à l’état civil (mariage, PACS, changement de nom ou de prénom, naissances, délivrance d’actes, mentions et tenue des registres etc.) à titre principal, ainsi que selon les besoins du service, pour les demandes liées aux
- titres d’identité,
- inscriptions électorales et gestion des procurations
- recensement
- inscriptions scolaires et calcul de quotient familial
- affaires diverses

A ce titre, vous devrez adapter votre mode relationnel au public concerné et appréhender les limites de votre domaine d’intervention. Vous devrez informer les usagers et être capable de repérer les points de fragilité des dossiers.
- Analyser et instruire les dossiers individuels dans le cadre des procédures
- vérifier la validité des informations traitées
- assurer l’envoi de courriers
- recueillir, classer et archiver des documents
- transmettre des informations et documents administratifs
- 3. Participation à des réunions
- apporter une expertise sur son domaine d'activité
- élaborer des préconisations/solutions/réponses
- participer à un réseau d'échange professionnel
- 4. Suivi d'activité
- rendre-compte à la hiérarchie
- interpeler en cas de difficulté sur des situations complexes
- tenir à jour des documents de suivi d'activité
- Activités spécifiques:
Fonction de référent thématique
- conseiller techniquement les interlocuteurs et ses collègues de travail
- archiver et classer les documents du service
- recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridique
- Connaissances - Maitrise - et Savoir-Faire:

- Aspects réglementaires principaux dans les différents domaines d’activité
- Fonctionnement des outils de communication
- Maitrise des outils bureautiques et de l'écrit
- Capacité à utiliser les logiciels spécifiques (Educalyon, CityWeb, e-Sirius, Select)
- Compréhension et bonne appréhension des procédures
- Facilité d'adaptation de son mode relationnel au public concerné, à la situation, et aux nouvelles relations avec les usagers
- Qualités:

- Appétence pour le domaine juridique
- Sens du travail en équipe et qualités relationnelles
- Aptitude à la polyvalence
- Organisation et rigueur
- Discrétion et diplomatie
- Conditions spécifiques d'exercice:

- Permanence en mairie le samedi matin de 9h15 à 12h un samedi sur deux par roulement
- Participation ponctuelle aux célébrations de mariage le samedi après-midi par roulement
- Présence le dimanche les jours de scrutin
- Lieu de trava