Responsable Des Archives

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

RESPONSABLE DES ARCHIVES (H/F)

**CONTRAT**

CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).
Ces 2 établissements emploient plus de 4500 hospitaliers, avec des services de pointes tels que : le centre périnatal de type III, les soins en chirurgie viscérale et orthopédique

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l'Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire, avec une offre de soins large en médecine, chirurgie, obstétrique et psychiatrie. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON
Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (médecine, chirurgie, USC, pédiatrie, maternité et soins palliatifs), 49 lits de SSR, 47 lits d'USLD et 116 lits d'EHPAD. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour augmenter les capacités en lits sur les acteurs maternité, adolescence, chirurgie ambulatoire et EHPAD

Identification du poste
- Fonction et Localisation du Poste
- Service : Logistique
- Fonction : RESPONSABLE DES ARCHIVES MEDICALES ET ADMINISTRATIVES DU CHSF et du CHA
- Grade : TSH, TH, Adjoint des cadres, AMA / Titulaire ou Contractuel
- Localisation : Poste basé sur le CHSF et le CHA
- Position dans la structure
- Directeur des Ressources Opérationnelles et Matérielles,
- Ingénieur du département logistique CHSF-CHA
- Responsable des prestations et environnement
- Présentation du service
- Le service des archives est rattaché au secteur des prestations et de l'environnement du département logistique et regroupe les activités sur les 2 établissements:
Ce service comprend 22 agents répartis sur les 2 sites, qui gèrent les archives médicales et administratives.
- Temps de travail : Conformément à la charte du temps de travail du CHSF avec le forfait cadre.

Missions du poste
- Mission générales (Définition du métier)
- Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l'archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d'archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation
- Encadrement direct des équipes.
- Management du prestataire pour les archives externalisées.
- Mission permanentes
- Conception et organisation du circuit de l'archivage ; des conditions de conservation et de la mise à disposition des archives auprès des professionnels de l'établissement
- Gérer les moyens et les ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) affectés au service, suivre et contrôler leur utilisation,
- Contrôler les prestations délivrées (contrôles qualitatifs et quantitatifs des prestations), analyse des résultats et mesure des progrès par rapport aux objectifs. Identification des écarts et mise en place des actions correctives si nécessaire
- Encadrer et animer l'équipe, réaliser les entretiens de recrutement, les évaluations annuelles, valoriser le développement des compétences, établir les besoins en formation
- Mise en place / Amélioration de tableaux de bords pour le suivi des activités et le suivi financier. Définition de KPI communs aux sites
- Reporting des dépenses et de l'activité interne et externe auprès de la hiérarchie
- Rédaction de documents techniques, relatifs à son domaine d'activité, rédaction des demandes de destruction auprès des archives départementales
- Définir et choisir les matériels et équipements nécessaires à son domaine d'activité
- Assister les décideurs (Directions, ligne hiérarchique) dans les choix, les projets, et les activités du service,
- Assurer la veille réglementaire, normative et technologique dans son domaine d'activité
- Communication ascendante et descendante
- Mission ponctuelles (spécifique au métier)
- Mise en place une démarche d'amélioration continue
- Pilotage de projet dans son domaine de responsabilités
- Homogénéisation des pratiques tout en tenant compte des spécificités des sites
- Participations ponctuelles à des groupes de travail

La prise de fonction d'établira en 3 phases:

- A la prise de fonction, le périmètre sera celui des archives administratives et médicales du site CHSF
- A 6 mois : le périmètre ci-dessus + la gestion des archives médicales sur le CHA
- A 12 mois : le périmètre ci-dessus + les archives administratives sur le CHA

Particularités de la fonction
- Compétences requises (formation/qualification)
- Capacité à mettre en uvre les stratégies et plans d'actions.
- Capacité à communiquer