Secretaire Administrative Pharmacie

**Descriptif**

IDENTIFICATION DU POSTE
FONCTION : Secrétaire administrative GRADE : Adjoint administratif Secteur d’activité : Pharmacie
POSITION DANS LA STRUCTURE
Rattachement hiérarchique:

- Pharmacien - Chef de service ou son remplaçant

Liaisons fonctionnelles:

- Pharmaciens
- Cadre de santé
- Les membres de l’équipe
- Toutes les personnes ayant une activité en interne ou en externe, en lien direct ou indirect avec la pharmacie ou l’unité de stérilisation PRESENTATION DE LA PHARMACIE:
1 pharmacien - Chef de service
9 pharmaciens
2 pharmaciens attachés
3 pharmaciens attachés associés
1 interne
1 cadre de santé
26 préparateurs en pharmacie hospitalière
9 Aides de pharmacie
2 secrétaires médicales
1 agent d’accueil
4 comptables
HORAIRES DE TRAVAIL:
Conformément à la charte du temps de travail du CHSF, sur la base de 8h par jour (dont 0h30 de temps de repas exclu du temps de travail)
Variable en fonction des nécessités du service. Amplitude possible de 8h30/17h du lundi au vendredi.
MISSIONS DU POSTE
Missions générales
Missions générales:

- Gestion des agendas, des plannings de gardes et de congés des pharmaciens.
- Planification des réunions, réservation des salles.
- Préparation des dossiers afférents aux différents réunions et entretiens.
- Suivi de visite intranet pharmacie.
- Gestion documentaire : Suivi des révisions des procédures.
- Gestion des archives.
- Mettre à jour l’intranet pharmacie.
- Mise en forme des documents : Word, Excel, PowerPoint nécessaires aux différentes réunions.
- Rédaction et frappe de courriers, notes d’informations, notes de pharmacovigilance.
- Suivi et production de l’activité de la pharmacie.
- Mise en forme des tableaux de changements de produits dans le cadre des marchés.
- Elaboration des dossiers pour l’institution et les autorités ARS, HAS, inspection pharmacie.
- Tenue de l’accueil de la pharmacie : accueil et orientation des patients, des laboratoires pharmaceutiques, réception et transferts des appels téléphonique.
- Utilisation quotidienne des logiciels:
PHARMA® : Suivi des consommations, extraction des statistiques.
REFERENCE® : Extraction de données patients.
QUALNET® : Recherche des procédures ou documents internes à l’hôpital.
- Réaliser les commandes fournitures et matériels (papeterie).
- Travailler en collaboration avec les pharmaciens, les directions (qualité, gestions des risques, affaires médicales, secrétariat de direction ), les unités de soins.

Missions spécifiques
Missions spécifiques:

- Création et mise en forme de nombreux documents : tableaux Excel, présentation PowerPoint, affiches, dépliants Publisher
- Mise en forme des instructions, procédures et référencement dans le cadre de la démarche qualité.
- Statistiques d’activités du service.
- Mise en forme des listes d’armoires des services et bons de distribution spécifiques aux services.
- Etablissement de la T2A : Tarification d’activité (chaque mois, puis état trimestriel, puis annuel).
- Suivi de tableaux de bord Excel (suivi des consommations, stocks ), création de graphique.
- Mise en forme et classement des courriers, rapports et notes d’information des vigilances (Pharmacovigilance et matériovigilance).
- Création et mise à jour des dotations de stupéfiants des unités de soins.

APTITUDES ET COMPETENCES REQUISES
Qualités et aptitudes requises:

- Bonne maîtrise des logiciels informatiques Word, Excel, Power Point
- Sens de l’accueil
- Autonome et rigoureuse avec un bon sens de l'organisation
- Esprit d’initiative, motivation, dynamisme
- Capacité d’adaptation
- Aptitude au travail en équipe
- Bonne connaissance de la grammaire et de l'orthographe

Formations et/ou qualifications:

- Secrétariat,

Connaissances:

- Word, Excel, Powerpoint
- Formation aux logiciels pharmaceutiques : PHARMA® - EPICURE® - REFERENCE® - QUALNET® - AGILETIME®
RISQUES PROFESSIONNELS
Risques TMS:

- Liés au travail sur écran

Risques de chute:

- Déplacements internes et externes au service

Prévention des risques professionnels
- Formation bureautique, ergonomie

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE
- En fonction du projet personnel de l’agent et des possibilités institutionnelles

**Personne à contacter**
Madame Francine CORNEUX
Responsable des secrétariats médicaux
Centre Hospitalier Sud-Francilien
40, Avenue Serge Dassault
91 100 CORBEIL-ESSONNES