Assistant(E) de Direction Métier

**Finalités du Poste**
Au sein du pôle moyens généraux du secrétariat général de France compétences, l’Assistant(e) de Direction métier a principalement pour mission de gérer, sous l’autorité du/de la Chef(fe) du Service des ressources humaines et relations sociales le standard téléphonique, de renseigner et orienter les publics externes.

**Activités principales**
**Assurer l’accueil des appels téléphoniques entrants de France compétences**
- Assurer et garantir un accueil téléphonique de qualité, pour les publics externes : usagers, élus, partenaires, fournisseurs, etc., durant les plages horaires définies
- Analyser la demande et orienter soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent en veillant à respecter les consignes propres à l’établissement (filtrage, identification de l’appelant, qualification de l’appel ) Assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent )
- Appliquer et veiller au respect des consignes d'écoute, de disponibilité, de courtoisie, de bonne tenue et d'accompagnement de l'usager dans le traitement de sa demande
- Répondre aux questions simples, de premier niveau sur la base de la documentation fournie (FAQ, notes, scénarios) - Contribuer à l’alimentation des FAQ de l’établissement via l’utilisation d’un logiciel, tout en assurant un suivi statistique des types de sollicitations et identifier ainsi les besoins de réponses
- Accompagner les différents services dans l’utilisation de cet outil tout en étant fort de proposition.

**Contribuer à l’organisation des réunions de la Commission Evaluation et de certaines réunions/séminaires de la Direction Observation et Evaluation (DOE)**
- Assurer la bonne organisation matérielle et logistique lors de la mise en place des réunions/séminaires tant internes qu’externes
- Tenue à jour des listings des membres de la Commission Evaluation et groupes de travail gérés par la DOE
- Assurer la gestion administrative de la documentation.

**Activités annexes**
En lien avec les autres salariés compétents sur ces missions (en complément ou en cas d’absence):

- Contribuer à l’accueil des visiteurs se présentant dans l’établissement
- Assurer des tâches administratives courantes.

**Connaissances et compétences nécessaires**
**Connaissances métier**:

- Techniques d'accueil téléphonique
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Connaissance des missions et du fonctionnement de l’établissement
- Connaissance des acteurs du champ de la formation professionnelle et de l’apprentissage.

**Connaissances techniques et aptitudes professionnelles**:

- Bonne élocution
- Utiliser les outils informatiques et des logiciels de bureautique : savoir maîtriser les fonctionnalités d’un ou plusieurs logiciels bureautiques et les mettre en œuvre dans son domaine d’activité.
- Sens du contact, de la communication orale et écrite
- Capacité rédactionnelle : savoir rédiger facilement et lisiblement des documents simples ou de forme préétablie
- Capacité d’écoute et d’analyse
- Courtoisie
- Dynamisme
- Maîtrise de soi
- Gestion de conflit.

**Compétences**

**Adaptabilité**

Savoir rester ouvert(e) et disponible à la nouveauté et au changement et s'adapter à l’imprévu.

Savoir modifier rapidement ses façons d’agir en cas de changement, gérer l’incertitude et travailler avec des interlocuteurs variés

Savoir ajuster son comportement à un environnement, une situation ou une personne et travailler aisément avec différents types d’interlocuteurs et dans des situations nouvelles, diversifiées, changeantes et/ou complexes.

**Anticipation**

Savoir identifier et prévoir les évolutions, difficultés et risques potentiels dans des situations déjà vécues pour anticiper les conséquences et impacts et adapter ses actions afin d'obtenir le résultat attendu

Savoir mettre en place des actions ou proposer des scénarios en fonction d’une évolution ou situation probable qui n'a jamais été vécue afin d'anticiper les conséquences et impacts et d'adapter ses actions

Savoir définir une stratégie à court, moyen et long terme en tenant compte des évolutions probables de l’environnement qui peuvent se présenter

**Pack-office**

Savoir maîtriser les fonctionnalités d’un ou plusieurs logiciels bureautiques et les mettre en œuvre dans son domaine d’activité.

Savoir maîtriser les fonctionnalités avancées d’un ou plusieurs logiciels bureautiques et les mettre en œuvre dans son domaine d’activité.

Savoir maîtriser les fonctionnalités avancées de tous les logiciels bureautiques, les mettre en œuvre dans son domaine d’activité et former de nouveaux utilisateurs

**Rédaction**

Savoir rédiger facilement et lisiblement des documents simples ou de forme préétablie.

Savoir structurer un texte ou une présentation et valoriser les idée