Secrétaire Qualité

**Poste proposé** : Secrétaire Qualité / Standardiste**:
**Contrat***: CDD; CDI; Mutation**

**Descriptif***:
**Description de l’établissement**:
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l’Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités, avec une offre de soins large en Médecine, Chirurgie, Obstétrique et Psychiatrie. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. Il est l’un des trois centres de référence dans l’Essonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 5 secteurs de psychiatrie de l’Essonne.
Possède un parking souterrain sécurisé, un accès Food truck, un self et une cafétéria avec des tarifs privilégiés ainsi qu’une conciergerie et un lavage auto.
Secrétariat des instituts de formation du CHSF.

**Identification du Poste***:
Fonction et Localisation du Poste
- Direction : Instituts de Formation
- Fonction : Secrétaire Qualité / Standardiste
- Grade : Agent Administratif
- Localisation : Poste basé sur le CHSF
- Position dans la structure
- Rattachement hiérarchique:

- Directeur des soins, coordinatrice des Instituts de formation
- Adjoint à la coordinatrice des instituts de formation, responsable de l’IFMEM
- Assistant (e) de direction, responsable du secrétariat
- Liaison fonctionnelle:

- Cadres formateurs et personnels administratifs des instituts de formation
- Référente qualité
- Directeur des soins et cadres de santé
- Directions fonctionnelles et responsables administratifs en lien avec le fonctionnement de la direction des instituts de formation.

**Présentation du service***:

- Intégré au pôle ressources humaines, organisation des soins et relations sociales
- Les instituts de formation, regroupés en coordination (IFAP, IFAS, IFMEM, IFSI) occupent deux bâtiments sur le site de Corbeil
- Temps de travail : Selon les nécessités de services et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF, sur la base de 35 heures par semaine sur 4 jours (expérimentation) - Amplitude horaire de 8h15 à 18h00.

**Mission du Poste***:
Missions générales (Définition du métier)
- Assurer le secrétariat qualité et collaborer avec le référent qualité (lundi et mardi)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (mercredi et jeudi)
- Mission permanentes
- Secrétariat qualité:

- Participer aux réunions du COPIL (Documents Qualité) et Référents répertoires (documents partagés)
- Codifier les procédures selon la nomenclature en vigueur
- Gérer l’archivage papier et le classement des procédures version papier
- Diffuser les documents qualité en vigueur selon un calendrier définit par le référent qualité
- Récupérer et comptabiliser le temps de travail consacré à la qualité pour tous les participants pour traçabilité dans le rapport d’activité
- Saisir le rapport d’activités annuel et bulletin d’information semestriel
- Standardiste:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Réceptionner et enregistrer le courrier
- Gérer la messagerie électronique générale
- Assurer la reprographie
- Missions ponctuelles (spécifique au métier)
- Secrétariat qualité:

- Saisir les articles pour le magasine « Forum »
- Organiser les réunions d’information des nouveaux collègues, stagiaires cadre, séminaires (convocation, feuilles d’émargement, présence)
- Mise en œuvre, pérennisation, du tableau des processus avec mise en lien des carte d’identité processus et lien hypertexte avec les procédures
- Suivre les événements indésirables
- Mettre à jour la plaque de présentation des instituts de formation
- Standardiste:

- Gérer les salles informatiques (ouverture et fermeture)
- Élaborer les plannings mensuels des formateurs
- Participer aux réunions mensuelles de secrétariat
- Divers petits travaux bureautiques (à la demande)

**Particularité de la Fonction**
Compétences requises (formation/qualification)
- Avoir une expérience de secrétariat
- Maîtriser de l’outil informatique (Word, Excel, messagerie électronique)
- Risques professionnels
- Risques musculo-squelettiques en raison du travail effectué.
- Risques liés au travail sur écran.
- Connaissances particulières (possibilité de formation pour acquérir ces connaissances)
- Connaître l’organisation des programmes de formation
- Qualités professionnelles
- Sens de l’organisation
- Capacité d’écoute
- Esprit d’initiative
- Diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Polyvalence dans les tâches du secrétariat
- Statut / Évolution Possible du Poste (facultative)
- En fonction du projet professionnel de l’agent, de l’atteinte des objectifs fixés et des possibilités institutionnelles.

**Personne à contacter***:

- Mme BORREL RICHARD
- DIRECTRICE DES RESSOURCES HUMAINES