Assistant.e de Direction

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions. Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain. Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux. Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable. La MAS Les Vignes accueille 24 adultes polyhandicapés, ainsi que quelques personnes autistes et/ou ayant des Troubles du Spectre de l'Autisme. L'assistant-e de direction est la première " interface " entre la direction de l'établissement et son environnement extérieur. Compte tenu de la diversité de ses missions et de la part importante des tâches administratives dans la gestion quotidienne de l'établissement, il-elle assure une fonction de support transversal. Placé-e sous l'autorité de la directrice de l'établissement, vous agissez en étroite, quotidienne et mutuelle collaboration avec cette dernière. Vos missions: Administration courante de l'établissement et communication interne - Réception et traitement des appels téléphoniques - Gestion du courrier de l'établissement - Préparation administrative des réunions institutionnelles - Rédaction, relecture et/ou mise en page de courriers, préparation de dossiers et rapports, veille institutionnelle, rédaction de synthèses, rédaction et diffusion de notes de service - Classement et archivage - Supervision de l'économat, gestion et réception des commandes, livraisons - Accueil et orientation des visiteurs et résidents Gestion administrative des résidents - Gestion des dossiers administratifs des résidents - Suivi administratif des demandes d'admission, des projets individualisés et des séjours de vacances - Participation aux relations avec les familles et les partenaires - Planification des présences des résidents en vue de la facturation Gestion courante de la comptabilité de l'établissement - Gestion financière et comptable quotidienne : tenue de la caisse, suivi des engagements et factures à payer, relations fournisseurs... et transmission des élements comptables au service comptabilité - Suivi des financements et encaissement des produits de tarification - Gestion des notes de frais et justificatifs Gestion des ressources humaines, IRP et formation professionnelle - Suivi des dossiers du personnel, visites médicales, suivi des accidents du travail et arrêts maladie, registre du personnel, congés payés, suivi administratif des stagiaires et bénévoles - Participation à l'élaboration du Plan de Développement des Compétences et transmission des éléments à la personne en charge de ce suivi - Transmission des éléments variables de paie - Suivi et renseignement du logiciel de gestion du personnel et transmission des éléments à la personne en charge de l'élaboration des contrats de travail Travail en équipe pluridisciplinaire et travail administratif, institutionnel et interne à l'établissement - Assurer le standard de l'établissement, la transmission et la circulation de l'information en interne - Participation aux réunions et restitution des informations et incidents Vous travaillez en collaboration avec les intervenants et partenaires extérieurs, les familles, les bénévoles, les tuteurs des résidents et les fonctions s Diplôme en secrétariat exigé Expérience de 3 ans minimum dans des fonctions similaires Vous connaissez la règlementation et le fonctionnement d'un établissement médico-social. Vous avez idéalement déjà travaillé dans un établissement recevant des personnes en situation de handicap Rigueur, organisation, respect des délais, polyvalence, gestion des imprévus, discrétion, aisance relationnelle, réactivité, capacité d'adaptation Vous travaillez de jour en semaine. Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social. Priorité aux travailleurs handicapés à compétences égales.