Adjoint Administratif

Le Centre Hospitalier Intercommunal nord Ardennes est constitué de 4 sites géographiques (Charleville-Mézières, Sedan, Fumay et Nouzonville). Nous recrutons un(e) secrétaire IFSI-IFAS (H/F) au sein de l’Institut de Formation René Miquel (IFSI-IFAS). Les quotas sont de 126 étudiants en soins infirmiers, et 100 élèves aides-soignants. LES ACTIVITÉS:
- Activités liées aux sélections des étudiants :_
- Admission en formation conduisant au DEI (par parcours, par sélection pour les personnes en formation professionnelle continue, par voie de mutation),
- Sélection à l’entrée et sélection en formation conduisant au DEA.
- Activités liées à la pédagogie indirecte :_
- Mise en forme et impression des évaluations écrites à destination des étudiants,
- Administration et ressources humaines _:
- Activités de secrétariat (accueil téléphonique des publics, gestion du planning du Directeur et prise de rendez-vous, saisie des courriers, rédaction de comptes rendus, mise en forme des évaluations des étudiants ),
- Gestion financière (Rémunération des étudiants pris en charge par un organisme financeur, frais de formation des ESI/ESA, indemnités et frais déplacement de stage des étudiants, intervenants extérieurs, préparation des éléments pour la procédure contradictoire du budget IFSI/IFAS, gestion de la collecte de la taxe d’apprentissage, CFC droits de reproduction et de représentation d’œuvres protégées, achats et commandes d’équipements),
- Suivi des apprenants par la région GE/ PE / URCA/ CFP (Transmission sur SOLSTISS les effectifs EAS et ESI, des formations hors périmètres (prévisionnel,et réel), Transmission sur RAMSES : interruptions de formation, reprises de formation, Transmission KAIROS : assiduité, interruption de formation, reprises de formation (après 15 jours d’interruption), Suivi réception, distribution cartes ESI URCA et cartes EAS ; DEI ; DEAS ; Grade licence, Suivi des dossiers ESI/EAS dont la formation est financée par le CPF : acceptation et validation),
- Réunions d’information : (Participation active aux réunions d‘information de l’institut, propose des thématiques en lien avec les missions du secrétariat),
- Archivage : (Gestion de l’archivage de documents en format papier et en format numérique, mise à jour du classement T)
- Réunions, instances, communication_
- Internes à l’institut : les instances de l’Institut de l’IFSI et de l’IFA,
- Externes à l’institut : Jury final DEI et jury final DEAS, tutelles et partenaires
- Formation continue :_
- Formation du personnel (participation à des formations individuelles ou collectives),
- Actions de formations par l’institut (formation des tuteurs de stage)
- Logistique :_
- Commandes (Commande bureautique, produits d’entretien pour l’équipe de ménage, EPI, de produits hôtelier, alimentaires (évènementiel) matériel courant et petit matériel, linge salle repas),
- Demandes de réparation et intervention (création et suivi, nettoyage des toit B2, vitres ) COMPETENCES REQUISES: CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES:
- En informatique : Maîtrise de Word, Excel, messagerie Outlook,
- Appropriation des logiciels spécifiques de Berger-Levrault BL

Formation:
BL,
- Planification : logiciel de gestion des plannings, BL Concours : gestion des concours ; BL, scolarité : gestion de la scolarité,
- Plateformes du site la Région Grand-Est : Ramsès, SolSTISS, gestion des demandes de bourses,
- Plateforme Odessa : gestion de l’inscription et délivrances des Diplômes D’Etat,
- Intranet CHInA : Portail applicatif : COPILOTE, CRISTALINK, SCOOP, informatique
- En organisation, classement et archivage,
- Connaissances réglementaires des formations conduisant: au Diplôme d’Etat d’Infirmier (DEI) au Diplôme d’Etat d’Aide-Soignant (DEAS) CAPACITES PROFESSIONNELLES REQUISES:
- Aptitudes relationnelles:
- Être accueillant pour toutes personnes se présentant à l’institut,
- Réaliser un accueil téléphonique de qualité,
- Faire preuve d’objectivité,
- Savoir conseiller et/ou orienter,
- Respecter le secret professionnel et la confidentialité,
- Faire preuve de tact et de discrétion
- Gestion de l’activité: Anticiper, prioriser les actions et les mettre en œuvre Planifier son activité en tenant compte des délais Réaliser ses tâches avec rigueur et méthode
- Adaptation et esprit d’ouverture:
- Participer et/ou faire face aux évolutions techniques, conjoncturelles, institutionnelles,
- S’informer, se former, s’investir,
- Être capable de polyvalence et mobilité,
- S’adapter à l’organisation
- Comportement professionnel:
- Faire preuve de créativité,
- Participer à la mise au point de fiches d’activité pour gagner du temps et optimiser les moyens,
- Collaborer avec les collègues secrétaires. HORAIRES DE TRAVAIL:
- Poste à Temps Plein,
- Décompte en jours de travail donnan