Assistant.e de Direction

Sous l'autorité directe du Directeur de l’alimentation et de l’entretien dans les écoles, votre rôle sera d’apporter un appui à la direction. Vos responsabilités incluront l'organisation d’agenda, la gestion, la communication, l'information, l'accueil, le classement et le suivi des dossiers transversaux et stratégiques, ainsi que le relais de la dynamique projet et managériale de la direction. Il vous faudra également construire des outils transversaux pour assurer une collaboration efficace avec la Direction des Actions Educatives. De plus, vous jouerez un rôle central dans la liaison avec le Service Administratif et Financier. Enfin, vous encadrez un gestionnaire administratif plus particulièrement chargé de la gestion des commandes de denrées pour la restauration scolaire et du secrétariat des services et pôles.

**Vos missions principales seront les suivantes**:

- ** Soutien à l'organisation et gestion des priorités**

En tant qu'Assistant.e de Direction, vous jouerez un rôle clé en aidant à organiser les activités de la Directrice. Vous serez chargé.e de gérer l'accueil téléphonique, de filtrer les demandes, de gérer l'agenda et d'organiser les rendez-vous en fonction des priorités. Vous serez également responsable de l'organisation logistique des réunions et des missions, ainsi que de la réception et de la gestion du courrier électronique et papier.
- ** Suivi des projets et activités**

Vous serez impliqué.e dans le suivi des projets et des activités de la Direction. Cela comprend l’appui au suivi des plannings et à la coordination des acteurs des projets, la prise de notes lors de réunions, la rédaction de courriers, la recherche d'informations réglementaires et la tenue d'une veille règlementaire. Vous serez également chargé.e de constituer des dossiers et d'anticiper les réunions en collectant les informations nécessaires à leur bonne tenue.
- **Suivi des ressources humaines et financières**

Vous aurez la responsabilité de suivre les ressources humaines et financières de la Direction. Cela implique la veille budgétaire, le traitement des factures et des bons de commande, le suivi deseffectifs, la tenue de tableaux de suivi des activités et la proposition de nouveaux outils en lien avec les enjeux de la réorganisation de la Direction. Vous mettrez à jour les tableaux de suivi du personnel en collaboration avec la cellule administrative et financière et les services concernés.

Vous possédez une expérience significative en tant qu'Assistant.e de Direction ou dans un poste similaire, idéalement dans le domaine de l'éducation ou des services publics.
Vous êtes doté.e d'excellentes compétences organisationnelles et d’un grand sens de la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral. Vous êtes capable de filtrer les informations et de transmettre des messages de manière claire. Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, votre discrétion et votre capacité à traiter des informations confidentielles. Vous êtes à l'aise dans l'utilisation des outils informatiques et maîtrisez les logiciels courants de bureautique. Vous avez une expérience ou une appétence managériale.

Rythme de travail au choix entre:
37h30 (25 CA+ 15 RTT) / 38h00 (25CA et 18 RTT) / 38h30 (25 CA et 20 RTT)
- Régime indemnitaire
- Prime annuelle de 1600€
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*
- Sport pour les agents*

Qui sommes nous ?

Villejuif, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris (ligne 7 du métro, bientôt lignes 14 et 15). Dotée d’équipements scientifiques et médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), elle offre également à ses habitants un cadre de vie agréable, avec de nombreux espaces verts et équipements culturels.