Poste Assistant Administratif

L’Association des Résidences Royales Européennes (Association loi 1901) rassemble 35 institutions en charge des plus prestigieux château musée en Europe. Sa mission est de favoriser les échanges et les partenariats entre ses membres afin d’encourager la diffusons de bonnes pratiques dans le domaine de la conservation et la gestion du patrimoine. Nous faisons cela à travers la création de rencontres itinérantes et d’occasions de networking dédiées aux professionnels.

Dans le cadre du renforcement du Secrétariat international, nous créons un poste d'Assistant administratif afin d'appuyer l’équipe en charge de la coopération internationale. Rattaché(e) hiérarchiquement à la Coordinatrice Générale et sous la supervision des membres de l’équipe, vos missions principales seront:
**Support administratif**
Suivi des adhésions des membres (cotisations annuelles, conventions de partenariat, suivi et gestions du courrier en interne et externe, etc.)
Traitement des factures et des notes de frais
Suivi des rapports financiers des participants au projet de Mobilité
Commandes diverses et suivi du budget
Gestion du bureau (commande, matériel informatique...)
Suivi des procédures avec la préfecture, la banque, les organismes de formation etc
Suivi des dossier RH en lien avec le cabinet externe
Gestion des cotisation sociales
Réalisation du rapport d’activité annuel et des compte rendu des réunions administratives
Veille et suivi d’appel à projets / demandes de subvention

**Logistique / planification d'évènements**
Appui à l'organisation d'évènements internes et externes (séminaires, symposiums...)
Mise en page et préparation des documents divers
Création de badges et accueil des visiteurs externes
Réservation de restaurants et prestations traiteurs internes
Préparation des réunions, centralisation des informations, des documents nécessaires et des ordres du jour
Réservation des salles de réunion et préparation du matériel
Appui à la préparation et au suivi des déplacements : planification, gestion logistique des réservations (transports, hôtels...) ; Préparation des itinéraires de voyage
Suivi et gestion des demandes des participants aux événements organisés
Coordination avec les secrétariats des membres du bureau
Support à la planification, organisation et suivi de l'agenda, de la messagerie, du courrier et des appels, questions en lien avec le service informatique
Création et gestion des _Google forms, _relecture de documents en français
Gestion des demandes des membres diverses et variées (mise en relation, diffusion de documents / organisation de visites etc.)

**Compétences requises**:

- Langues : Anglais et Français niveau C2 - obligatoire
- Expérience dans un poste d'assistante de direction - obligatoire
- Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint,...)
- Bonne connaissance du milieu des associations
- Connaissances juridiques de bases
- Excellentes capacités rédactionnelles

**Savoir être**:

- Capacité à travailler dans un environnement rapide et exigeant et sous pression
- Rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Flexibilité et capacité d'adaptation, disponibilité et réactivité
- Très bonne aptitude à la communication et au travail en équipe.
- Confidentialité et discrétion
- Bonnes connaissances de l’administration française et des procédures européennes
- Qualités relationnelles interculturelles indispensables
- Esprit d'initiative et autonomie

La connaissance de toute autre langue européenne et des notions de base des logiciels de création (Canvas, InDesign) seraient un plus.

**Détails du poste**:
Date de prise de fonction : Début 2025

CDD basé à Versailles, au sein du siège de l’Etablissement public du Château de Versailles. Travail à domicile occasionnel possible.

Salaire suivant expérience. + 50% des frais de transport + ticket restaurant (prise en charge 60%) / Mutuelle / possibilité de formation. Convention collective de l’animation

Déplacements occasionnels à l’étranger à prévoir

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 24 000,00€ à 27 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 3 ans (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel