Agent D'accueil Et de Gestion Des Dossier Des

L’Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de Vendée - Centre hospitalier Georges Mazurelle accueille et assure, avec ses 1 500 professionnels, la prise en charge de la population vendéenne (du tout petit à la personne âgée) souffrant de troubles psychiques ou de pathologies mentales, sur son site principal à la Roche-sur-Yon en hospitalisation complète, et dans près d’une quarantaine de structures extérieures (hôpitaux de jour, centres médico-psychologiques,) réparties sur l’ensemble du territoire de santé de la Vendée.

L’établissement dispose par ailleurs d’une Maison d’accueil spécialisé (MAS) de 120 places réparties sur deux sites (La Roche-sur-Yon et Longeville-sur-Mer) pour l’accueil de personnes souffrant de poly-handicap, d’un EHPAD et d’une unité de soins de longue durée pour l’hébergement de personnes âgées en perte d’autonomie.

Accueillir les patients et usagers, gérer les dossiers usagers et juridiques avec l’encadrement, contribuer à la
gestion des mesures de soins sans consentement, d’isolement et de contention, suivi des dossiers médicaux
et des interprètes, admissions, facturation
- Accueil physique et téléphonique
- Accueil des patients, familles, ambulanciers pour les admissions, les sorties, renseignements

administratifs et contact avec les AMA des services, remises de documents, tableau des

transports, tri du courrier
- Suivi des plaintes et réclamations en lien avec l’encadrement du service
- Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux
- Gestion et suivi des demandes d’interprètes
- Secrétariat de la Commission des Usagers (CDU)
- Gestion des mesures de soins sans consentement et des mesures d’isolement et de contention
- Production des décisions administratives dans le logiciel Planipsy
- Identifier les mesures nécessitant l’information et la saisine du JLD
- Collecter, vérifier et transmettre les pièces aux autorités compétentes
- Assurer le lien avec le Tribunal judiciaire pour le suivi et la complétude des dossiers
- Organiser et gérer la tenue des audiences avec le tribunal
- Assurer la production des tableaux de bord et statistiques de suivi des mesures
- Assurer l’archivage
- Participer au projet de service et aux groupes de travail du service
- Production du registre isolement/contention et rédaction du rapport
- Gestion administrative des dossiers de facturation

Durée journalière 7h30. Modèles Journaliers avec roulement : 8h30-16h45/ 8h45-17h00/ 9h15-17h30
Travail du lundi au samedi (avec un travail le samedi et lundis fériés environ 6 jours par an)
Permanence jusqu’à 17h30 en roulement
37h30 - Droit au RTT - CGOS

Savoir-faire requis:
Sens de l’organisation pour respecter les échéances (envoi des documents, consultation des alertes )
Rigueur pour la vérification des pièces administratives
Autonome dans l’organisation du travail sur son poste
Etre responsable pour le suivi et l’aboutissement de ses dossiers
Maîtrise des outils informatiques : pack office et progiciels

Qualités professionnelles:
Capacité d’adaptation au changement et à l’évolution de la réglementation
Esprit d’équipe et de solidarité
Qualités relationnelles avec les services de soins et les différents partenaires
Respect du secret professionnel et obligation de réserve
Respect de la confidentialité des dossiers patients
Goût pour le public et les relations humaines
Ecoute, discrétion et respect des patients et collaborateurs extérieurs

Diplôme / Expérience:
Bac pro gestion administration, Bac pro secrétariat, Bac +2 en gestion administration, assurances
Expérience : assistante juridique, gestionnaire en assurance
Expérience antérieure en établissement de santé appréciée

Le service des usagers assure la gestion des entrées, la facturation des frais de séjours d’hospitalisation et consultations externes. Il
gère aussi les mesures de soins sans consentement et le suivi des mesures isolement/ contention. Sur le volet des droits des usagers,
il est en charge de la commission des usagers (CDU), des plaintes et réclamations et des demandes de dossiers médicaux.