Assistant en Gestion Administrative Relations

**Description entreprise**:
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

**Structure**:
Le Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm est organisé en 3 pôles : Pôle Partenariats et Politique de Site, Pôle Relations Européennes et Pôle Relations Internationales. Le DPRE a pour mission principale de contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la politique de coopération de l’Inserm avec l’ensemble des partenaires qui participent au développement de la recherche.

Cette activité s’exerce en collaboration avec les départements compétents de l’Inserm et les délégués régionaux, en interaction étroite avec les instituts thématiques ainsi que l’alliance nationale pour les sciences de la vie et de la santé (Aviesan).

**Description du poste**:
**Mission principale**

Participer au sein du Pôle Relations Internationales du Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm à la mise en œuvre des actions de coopération internationale engagées dans le respect des orientations décidées par la Direction générale de l'institut dans ce domaine.

**Activités principales**
- Suivi de l'agenda du responsable de pôle et des agents du PRI : programmation de réunions (externes et internes au pôle), réservations de salles, mise en place de visioconférences ;
- Coordination du budget PRI : programmation et suivi des engagements et dépenses ; interface avec l’assistante de la directrice du département, qui assure la synthèse ;
- Mise en forme et transmission de courriers et notes ;
- Soutien des chargés de mission dans la gestion des accords de coopération en partenariat avec les organismes étrangers partenaires : suivi des appels à projets bilatéraux, logistique pour la mobilité des chercheurs, suivi budgétaire ;
- Contribution à l'organisation de séminaires et de comités scientifiques : réservation des billets, commande de repas, réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais, etc.
- Engagement et suivi des commandes du PRI ;
- Collecte des contributions du PRI à la lettre d’information du Siège proposées par les chargés de mission ;
- Contribution à la préparation des déplacements du PDG (en appui de l’assistante « déplacements ») ;
- Contribution aux tâches transversales, en lien avec les autres assistant(e)s du DPRE (fourniture communes, approvisionnement des photocopieurs, tuilage en cas d’absence au sein d’un autre pôle, etc.).

**Spécificité(s) et environnement du poste**
- Liaison étroite avec le responsable du Pôle RI ;
- Travail en équipe et en collaboration avec l'ensemble des chargés de mission, des assistants et des membres du pôle et du Département ;
- Interactions régulières avec les autres départements fonctionnels du siège, les IT et le secrétariat de la Direction générale ;
- Relations avec la communauté scientifique.

**Profil recherché**:
**Connaissances**
- Connaissances de base de la gestion comptable et des règles administratives d'un EPST.
- Connaissance des logiciels de bureautique courants (Excel, Word, Powerpoint).

**Savoir-faire**
- Gestion de projet
- Bonne maîtrise des techniques d’expression écrites et orales
- Rédaction de courriers et notes
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral obligatoire. La maîtrise d’une autre langue étrangère est un atout supplémentaire

**Aptitudes**
- Prise d’initiative
- Force de proposition pour créer des outils
- Capacité à définir des priorités
- Capacité à tenir des délais
- Savoir travailler dans un univers multiculturel
- Travail en équipe

**Expérience(s) souhaité(s)**
- Expérience en assistanat de gestion de projets (5 ans minimum)

**Niveau de diplôme et formation(s)**
- Bac +2 Assistant de direction, Assistant de manager, Gestion des En