Instructeur Administratif

Entité : Ville de Metz

Filière : Administrative

Grade : Rédacteur ; Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 2ème classe ; Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie du poste : B ; C

Type d'offre : Vacance de poste

Temps de travail : temps complet

A compter du : 01/10/2025

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

Titre : Instructeur administratif - Officier d'Etat Civil / Mairie de Quartier (H/F)

DGA : Direction Déléguée Proximité

Logo (annonces Front Office):
Direction / Pôle : Proximité

Lieu de travail : Mairies de Quartier

Fin de publication : 09/10/2025


Pour ses mairies de quartier, la Ville de Metz recherche un poste d’Instructeur Administratif - Officier d’Etat-Civil.

Au sein d'une Mairie de Quartier et sous l'autorité de son Responsable, votre rôle consiste avant tout à accueillir et renseigner le public.

Interlocuteur privilégié pour les questions relevant des prestations et services de proximité, vous intervenez notamment sur des missions de l'ordre des formalités administratives, de la délivrance de titres d’identité, du recueil des doléances et de la délivrance de copies d'actes d'Etat-Civil.

Vous devez aussi garantir l’organisation générale de la mairie de quartier.

**Activités**:
**Accueil du public**

Prendre en charge l’usager dans ses démarches administratives
- Veiller à la gestion de l’affluence en mairie de quartier
- Prendre des rdv rendez-vous
- Recueillir la doléance de l’usager sur le support dédié et la transmettre à la personne référente
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Renseigner sur l’organisation des services de la commune
- Renseigner les personnes sur les services de l'état civil et les prestations en mairies de quartier
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Gérer la documentation mise à disposition du public et actualiser régulièrement l’affichage d’informations
- Enregistrer et transmettre les messages ne relevant pas de vos compétences en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
- Actualiser la documentation et l’affichage à disposition du public

**Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives**
- Fournir à l’usager les dossiers à compléter s’inscrivant dans la compétence recherchée
- Réaliser des démarches administratives à domicile
- Délivrer les titres (CNI & passeports) pour les Agents habilités
- Délivrer les actes d’État civil pour les Agents habilités
- Délivrer les attestations d’accueil et tout autre document lié aux démarches de proximité
- Certifier l’identité numérique de l’usager
- Accompagner le Référent Dispositif de Recueil mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l’Eurométropole de Metz
- Instruire les demandes : analyse, liste des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
- Délivrer des titres (CNI, passeports) et attestations d'accueil
- Encaisser les prestations payantes et réaliser les opérations de dégagement de fonds le cas échéant

**Assister le Responsable sur les instances de quartier (sur base de volontariat)**
- Établir et envoyer des invitations par courrier validé par le Responsable aux membres du Conseil de quartier n’ayant pas d’adresses
- Assurer le passage des micros en réunions publiques
- Organiser la salle pour la bonne tenue de la réunion et du pot de l’amitié avec les habitants du quartier
- Renseigner les usagers lors des réunions le cas échant et prendre leurs coordonnées si nécessaire

**Garantir l’organisation générale de la mairie de quartier**
- Rédiger des documents contractuels et tenir à jour le planning des salles
- Traiter la boite mail générique de la mairie de quartier
- Veiller à la continuité des stocks des consommables et alerter ou commander le cas échéant
- Alerter la personne référente en cas de dysfonctionnement
- Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc)
- Accompagner et faciliter l’intégration d’un nouvel agent si nécessaire

**Compétences requises**:
Connaissance de l'organisation territoriale et des procédures afférentes à l'Instruction Générale relative à l’État Civil (IGREC) et aux formalités administratives

Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants

Esprit de synthèse

Rigueur et sens de l’organisation

Sens du contact

Sens du service public et du travail en équipe

Discrétion et confidentialité

Courtoisie, politesse, bienveillance et diplomatie

**Conditions de travail**:
Déplacements occasionnels sur le territoire messin

Poste à temps complet - 36h09 /semaine

25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement)

2 RTT libres / an + 1/2 RTT fixe un après-midi par semaine

Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)

Primes annuelles

Plurélya - prestataire d’action sociale (chèques vacances, billetterie )

Amicale du Personnel Municipal
- Participation de la collectivité aux frais liés
- aux tran