Assistant-e de Direction

**CONTEXTE**

Le CCAS de la Ville de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l’ensemble des partenaires de l’action sociale. Il anime une action de prévention et de développement social. Il est engagé dans l’accueil et l’accompagnement de la vulnérabilité, de la précarité et de la santé.

Son action s'inscrit autour de 3 axes stratégiques:

- Placer l'usager-ère au cœur des services
- Renforcer le partenariat du CCAS
- Faire des établissements des lieux de vie

Ces axes stratégiques renouent avec des principes simples qui animent l'action sociale depuis toujours.

La Direction Lutte contre la Pauvreté et la Précarité (DASLPP) organise son action en deux Pôles, le Pôle Hébergement Santé et le Pôle Accueil, Accès aux Droits, Accompagnement regroupant chacun plusieurs établissements ou services:

- La direction déléguée « Hébergement et Santé » a pour mission de développer des lieux de vie innovants et ouverts sur l’environnement, avec une prise en compte des enjeux sans cesse renouvelés de bientraitance, de personnalisation de l’accueil et de l’accompagnement, d’accompagnement social global, de la qualité d’accueil et de convivialité. Elle gère des lieux de vie : 4 établissements sociaux et médico-sociaux et un service d’hébergement d’urgence des publics en situation de pauvreté et précarité. Elle porte des projets et actions en lien avec le projet stratégique du CCAS en matière d’accueil et d’accompagnement des personnes en situation de pauvreté et/ou précarité au sein de ces lieux de vie et assure un fonctionnement harmonieux de ces différents établissements: Lits d’Accueil Médicalisés et Lits Halte Soins Santé, Centres d’Hébergement et de Réinsertion Sociale d’urgence, Centres d’Hébergement et de Réinsertion Sociale d’insertion, Service d’Hébergement Alternatif.
- La direction déléguée « Accueil, accès aux droits, accompagnement » a pour mission de porter et de s’adapter à l’évolution des contextes territoriaux des services aux usagers dans les domaines de l’accueil, l’accès aux droits et l’accompagnement. Elle assure le pilotage de politiques obligatoire, facultative ou déléguée par une autre institution au CCAS en matière de lutte contre la pauvreté et la précarité. Elle comprend 3 services regroupant une dizaine de dispositifs. Ces derniers portent des projets et actions en lien avec le projet stratégique du CCAS en matière d’accueil de qualité, d’accès aux droits pour tous les grenoblois et d’accompagnements spécialisé

**FINALITES**
- Assister le-la Directeur-trice et les Directeurs Délégués (DIRLPP) en termes d'accueil dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale), la communication, le suivi des projets et de classement des dossiers.» Veiller à l'optimisation du temps du Directeu-trice et des Directeurs Délégués, en fonction des priorités définies ( DIRLPP)» Assurer le rôle d’interface interne et externe. Exercer auprès des responsables de la direction une fonction d’alerte.
- Participer à l'organisation administrative de la DASLPP.

**ACTIVITES PRINCIPALES**

**Gestion des agendas**:

- Gérer les prises de rendez-vous pour le directeur et les directeurs délégués.
- Partager les priorités de l’agenda avec le directeur.
- Planifier les réunions internes et externes (comité de pilotage, ateliers stratégiques, comité de suivi du plan d’action et des réunions avec d'autres institutions et associations).
- Assurer la logistique liée aux réunions et aux événements organisés (réservation de salle, repas, transport, etc.).
- Rédiger des comptes rendus de réunions.
- Préparer et suivre les ordres de mission (formation, colloques, réunion institutionnelles) de la direction et des services de la direction (lien avec le service formation et la gestion administrative, réservation de transports).
- Suivre les congés, absences de la direction (directeur et directeurs délégués) et des responsables de service.

**Accueil téléphonique**

Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et traiter les appels en fonction des demandes et priorités.

Donner le premier niveau de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.

Participer à la continuité de l’accueil téléphonique pour l’ensemble des directions du CCAS

**Traitement de l’information**
- Recueillir, enregistrer, trier et diffuser le courrier de la DIRLPP.
- Relire et mettre en page des courriers divers, rédiger des courriers.
- Assurer le suivi des parapheurs.
- Organiser et assurer le classement des documents intéressant le fonctionnement de la DASLPP.

**Communication et mise en forme**
- Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte graphique.
- Participer à la rédaction et à la formalisation des bilans d’activité des services de la DASLPP.
- Participer à la réalisation du bilan d’activité du CCAS (« _Repères»_) pour le compte de la DASLPP, et réaliser des supports de communication pour les services.
- Rechercher et synthétiser des inform