Assistant de Direction Générale

Direction Direction Générale Adjointe Bâtiments et Education

Service Direction Générale Adjointe Bâtiments et Education

Type d'emploi Emploi permanent

Filière(s) Administrative

Catégorie(s) B

Cadre(s) d'emplois Adjoints administratifs territoriaux ; Rédacteurs territoriaux

Date prévisionnelle d'embauche 01/01/2026

Résidence administrative ANNECY

Contact métier pour l'offre REPIQUET Christelle - DGA Bâtiments et Education

**Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle **

Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d’action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d’environnement, de cultureau service de plus de 800 000 Haut-Savoyards

**Et si le prochain talent c’était vous ?**

**Contexte**:
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, assister la Direction afin d’optimiser la gestion de l’activité des cadres (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunion, accueil ).

Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.

Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

**Missions**:
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, il s'agit, dans les domaines cités ci-après, de:
**Organisation de la vie professionnelle du cadre**
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Organiser les déplacements du cadre
Lors de réunions transversales à la Direction, organiser l'agenda du cadre en coordination avec les agendas des encadrants de la Direction*.

**Organisation et planification des réunions**
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
Monter les dossiers nécessaires au cadre
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion

**Suivi des projets et activités de la direction**
Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité,
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service,
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi,
Assurer une veille sur les thématiques de la structures

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

**Spécificités du poste**:
Contraintes d'horaires pour finir un travail urgent

**Profil recherché**:
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales

Organisation et fonctionnement de la collectivité

Techniques de secrétariat

Très bonnes qualités rédactionnelles et connaissances de la langue française

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, tableaux de bord et outils de planification)

Capacité à adapter son discours en fonction de son interlocuteur et savoir faire preuve de diplomatie

Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément

Rigueur et sens de l’organisation

Respect des délais et capacité d’anticipation

Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail

Confidentialité et discrétion

Capacité à gérer le stress et à répondre aux urgences

Esprit d'initiative

Capacité d’analyse et de synthèse

Capacité d’écoute active

Capacité à travailler seule et en équipe

**Avantages proposés par notre collectivité**:

- Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
- Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
- Possibilité de télétravail
- Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
- Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
- Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
- Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)