Gestionnaire de Scolarite

**À propos de nous**:
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

L’UFR Arts a pour objectif de former des étudiants et de futurs professionnels dans de nombreux domaines de la création et des métiers artistiques. La formation, si elle valorise bien entendu la théorie, met la pratique artistique ainsi que l’accès aux technologies au cœur des apprentissages.

Assurant un haut niveau de formation et de recherche, l’UFR Arts est habilitée à décerner les diplômes nationaux suivants : Licence, Master, Doctorat dans les disciplines Arts Plastiques, Arts du Spectacle (option études théâtrales et option études cinématographiques et visuelles) et Histoire de l’Art.

**Mission**:
Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits.

**Accueillir les étudiants et les enseignants**:

- Effectuer l’accueil physique et téléphonique
- Apporter un accueil personnalisé aux étudiants étrangers et/ou en situation de handicap
- Répondre aux questions adressées par courrier électronique
- Renseigner les étudiants, enseignants ou autres publics

**Assurer la gestion administrative des dossiers**:

- Traiter les dossiers en interne et en externe
- Afficher les renseignements fournis par les enseignants
- Gérer les demandes de reprographie des enseignants
- Archiver les dossiers

**Assurer la bonne gestion des emplois du temps**:

- Aider les responsables pédagogiques à finaliser les emplois du temps
- Attribuer les salles dans le respect de l’emploi du temps et des capacités d’accueil
- Afficher les emplois du temps et gérer les modifications au cours de l’année
- Communiquer les absences des enseignants aux étudiants

**Participer à l’organisation et au suivi des examens**:

- Préparer le calendrier des examens (y compris les particularités relatives aux étudiants en situation de handicap)
- Collecter les sujets d’examens, les faire reprographier et en assurer la mise sous pli
- Préparer le matériel d’examen (copies, brouillons, listes d’émargement, procès-verbaux )
- Effectuer les inscriptions pédagogiques
- Collecter et traiter les notes
- Transmettre les relevés de notes et attestations de réussite aux étudiants
- Editer les PV de jurys
- Remettre les diplômes aux étudiants
- Gérer les réclamations des étudiants

**Effectuer tout travail collaboratif au sein du service**:

- Aider ponctuellement les collègues dans leurs missions
- En cas d’absence d’une collègue, prendre en charge une partie de ses missions.

Rémunération basée sur la grille indiciaire Technicien de classe normale:
**Profil**:
**Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires**:

- Connaissance du domaine universitaire
- Sens des priorités face à plusieurs demandes simultanées

**Savoir-faire opérationnels/techniques**:

- Connaître les outils bureautiques informatiques : courrier électronique, excel, traitement de textes
- Maîtriser l’expression orale
- Maîtriser l’expression écrite
- Maîtriser les techniques d’accueil
- Comprendre les besoins des étudiants et leur apporter une réponse précise
- Assurer le lien entre les responsables d’année et les étudiants

**Savoir-être**:

- Capacité d’écoute
- Avoir le sens relationnel
- Etre autonome
- Etre réactif
- Avoir le sens des responsabilités
- Savoir être respectueux
- Avoir l’esprit collectif et collaboratif
- Discrétion, rigueur, ponctualité, dynamisme et esprit positif