Secretaire de Departement

**NATURE DU POSTE**:

- Catégorie C
- Quotité nécessaire sur le poste : 100 %
- Poste susceptible d’être vacant rapidement à pourvoir dès que possible
- Affectation : IUT de Saint-Etienne, Département GB (Génie Biologique)
- Ouvert au personnel titulaire ou CDD - 1 an renouvelable sur congés maladie

**Contact pour renseignement** : Mireille FORISSIER, responsable administrative IUT, 04 77 46 33 03

**Perspectives d’évolution**:
Le.la secrétaire est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif et la responsabilité fonctionnelle du chef de département. Il.elle travaille avec les enseignants et vacataires de l’équipe pédagogique.

Le secrétariat est organisé à ce jour avec 1 personne à temps plein.

**MISSION** **:SECRETARIAT ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE D’UN DEPARTEMENT**

La secrétaire est un élément clé du département que ce soit pour l’équipe pédagogique, les étudiants mais également l’administration de l’IUT. Elle intervient dans l’accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

Il.elle assurera toutes les fonctions de la deuxième secrétaire en cas d’absence momentanée ou prolongée ou d’impératifs autres.

**ACTIVITES**:
**I -** **Assurer le secrétariat du département**
- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
- Planifier les tâches de scolarité au sein du département.
- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs.
- Préparer les calendriers annuels des formations avec l’équipe pédagogique.
- Superviser la gestion des contrôles, concours et examens, jurys du département.
- Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants.
- Gérer les services d’enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières.
- Communiquer sur les activités et les difficultés avec la responsable administrative et la direction.
- Proposer des axes d’amélioration dans le fonctionnement du secrétariat.
- Enregistrer et donner suite à toute demande de formation ou d'information, en assurer le suivi
- Assurer la gestion du budget affecté au département, faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements.
- Suivre et saisir les heures des enseignants et vacataires
- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant ) ; Participer aux forums et salons le cas échéant
- Organiser les courriers et mailings, gérer l’affichage des informations.
- Classer et archiver tous les documents.

**II -** **Assister les responsables pédagogiques dans la mise en place et le suivi du BUT**
- Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternants
- Participer à l’élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
- Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
- Gérer l’organisation administrative des devoirs surveillés
- Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs )
- Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires sur la partie « département »
- Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires dans APOGEE et SCODOC

**COMPETENCES PROFESSIONNELLES**:
**I - Savoirs**
- Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l’enseignement supérieur.
- Maîtriser l’expression orale et écrite
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure
- Connaître les logiciels bureautique et si possible de gestion

**II - Savoir faire**
- Savoir analyser, anticiper, gérer la pression, avoir le sens de l’organisation.
- Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
- Savoir tenir des objectifs, en fixer et rendre compte de leur réalisation.
- Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
- Posséder une bonne expression orale et écrite, et maîtriser la bureautique.
- Savoir organiser et gérer un système de classement
- Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
- Savoir coordonner ses activités (organisation, rigueur et autonomie)
- Savoir gérer les urgences et les priorités, savoir planifier ses activités

**III - Savoir être**
- Posséder un bon relationnel et un esprit d'équipe
- Sens du service public.
- Réactivité.
- Capacité d’adaptation.
- Respecter la confidentialité
- Respecter l'usager
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité
- S'impliquer dans la vie du département
- Savoir rendre compte

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
**L’université Jean Monnet**

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