Office Manager

**Parce que **_**toutes les femmes ont le droit d’exercer tous les métiers d’avenir, **_**Des_Codeuses œuvre pour l’insertion professionnelle des femmes de quartiers prioritaires grâce au numérique. Nous sommes la première communauté d’apprentissage qui allie parcours de sensibilisation, de formation professionnelle et d’empowerment collectif.**

**Notre ambition est de former 30 000 femmes d’ici 2030 aux métiers techniques du numérique, dans tous les quartiers de France.**

**Nos principales actions**:
➔ Des programmes innovants sur-mesure pour favoriser la reconversion professionnelle vers les métiers tech ;
➔ Des formations certifiantes aux métiers autour de la programmation, de la cybersécurité et du cloud ;
➔ Des animations d’ateliers collectifs sur les thèmes du _leadership_, de l’intelligence collective et de la culture tech.

**Vous êtes polyvalent(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un bon esprit d’équipe.**

**L'idée d'intégrer une équipe de professionnelles engagées dans la formation et la professionnalisation des femmes dans le domaine de la tech vous anime.**

**Alors vous êtes notre futur(e) Office Manager **

Rattaché.e à la responsable des ressources humaines et financières, vous contribuerez à créer un environnement de travail agréable et fonctionnel pour l’ensemble de l’équipe, vous favorisez l’efficacité et le bien-être des collaboratrices-teurs. Votre rôle consistera également à soutenir la direction dans diverses tâches administratives et à assurer une communication interne efficace. Votre objectif principal est de garantir une gestion efficace des opérations administratives, logistiques et de coordination.

Missions principales:
1. Gestion administrative:
Générale:

- Améliorer le système de classement et d'archivage pour les documents physiques et électroniques.
- Créer et tenir à jour des bases de données, des fichiers et des systèmes de classement pour assurer l'accessibilité et l'organisation des documents importants.
- Préparer et mettre en forme des rapports, des tableaux de bord et autres documents administratifs.
- Assurer et faciliter la gestion et la confidentialité des informations et des documents.
- Traiter les appels téléphoniques, les courriels et les courriers entrants et sortants de manière professionnelle et efficace.
- Tenir à jour l'agenda de la direction et envoyer des rappels et des confirmations pour les rendez-vous et les réunions prévues.
- Préparer et gérer les aspects logistiques des déplacements professionnels de l’équipe (réservation de billets de train, hôtels).

Ressources humaines:

- Participer à l’amélioration de la politique RH.
- Assurer la tenue à jour des dossiers du personnel, y compris les informations contractuelles.
- Participer à l'identification des besoins de recrutement et diffuser les offres d'emploi.
- Planifier et coordonner les entretiens d'embauche et participer au processus d'intégration des nouvelles.aux employé(e)s.
- Veiller à la confidentialité et à la sécurité des informations personnelles des employé(e)s.
- Préparer et générer des rapports RH et des statistiques liées aux effectifs, aux congés, etc.
- Recueillir et formaliser les besoins en formation du personnel.
- Participer à la coordination des plans de formation et de développement

professionnel, et maintenir les dossiers de formation.

2. Gestion logistique:
Fournitures de bureau:

- Identifier les besoins en fournitures de bureau et maintenir un inventaire adéquat.
- Passer des commandes auprès des fournisseurs en tenant compte des budgets et des délais de livraison.
- Distribuer les fournitures de bureau aux employés et veiller à leur approvisionnement régulier.

Equipements de bureau:

- Assurer la maintenance et l'entretien régulier des équipements de bureau, y compris les systèmes électriques, de plomberie, de chauffage et de climatisation.
- Coordonner les réparations et les interventions techniques nécessaires avec les prestataires de services.
- Gérer les demandes d'aménagement spécifiques, telles que l'installation de nouveaux équipements ou la modification de l'agencement des bureaux.

Espace de travail:

- Collaborer avec les équipes concernées pour définir les besoins en termes d'espace de travail et d'aménagement.
- Assurer la coordination des demandes d'aménagement et des changements d'agencement des bureaux.

Profil recherché:

- Vous êtes issu(e) d’une formation bac +2/3 type gestion des entreprises, gestion des organisations de l’économie sociale et solidaire, vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et logistique.
- Vous avez une expérience préalable d’au moins deux ans en tant qu'Office Manager ou dans des fonctions administratives et logistiques similaires.
- Votre atout ? Connaissance des processus de gestion des Ressources Humaines
- Vous maitrisez Word, Excel, PowerPoint, les systèmes de ge