Assistant.e de Direction

**"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment**son article**L.332-2-1** et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."** **CONTEXTE** L’ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes. La direction des formations est chargée de toutes les actions de formation (formations ingénieur - sous statut étudiant et sous statut apprenti - masters et mastères spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel. Son activité s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre du processus former: - Concevoir et faire évoluer l’offre de formation - Recruter, inscrire et administrer les étudiants - Dispenser la formation - Diplômer les étudiants Une particularité forte de la Direction des Formations dans ses missions est sa position d’interface multiple d’une part, avec la direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions de l’Institut, les services de soutien et d’autre part, avec l’ensemble des étudiants d’origines académiques et géographiques variées, les nombreux intervenants extérieurs, et les centres de recherche en France et à l’étranger. **MISSIONS DE LA DIRECTION DES FORMATIONS** - de gérer l’ensemble des formations délivrées par l’Institut à l’exception de la formation doctorale - de piloter, organiser et mettre en œuvre toutes les actions de formation des apprenants en assurant le suivi de leur formation jusqu’à leur diplomation. - d’apporter le conseil, l’expertise, la veille et l’accompagnement concernant l’innovation pédagogique et la transformation numérique de l’enseignement. - de piloter et coordonner les activités: - des personnels administratifs et d’encadrement pédagogique qui lui sont rattachés organiquement - des services « Vie académique » / « IDEA » / « Professionnalisation » - de la cellule « Budget » de la DF **MISSIONS LIÉES AU POSTE** Le/la titulaire du poste, bras droit de la directrice des formations, assure la fluidité du quotidien en orchestrant agendas, réunions et dossiers sensibles. Il/ Elle allie rigueur, discrétion et sens du relationnel pour garantir l’organisation efficiente des dossiers ou projets à l’aplomb de la DF. Il/elle sera capable de s’adapter à des situations complexes. Il/Elle pourra prendre en charge certains projets d’ordre organisationnel. Son sens des responsabilités sera apprécié. Le poste comportera deux volets : assistanat de direction (environ 45% du temps) + appui technique ou organisationnel aux services et pôles de la direction des formations selon les projets ou besoins opérationnels (environ 55% du temps) => ex : missions d’inspectrice des études / gestion de dossiers spécifiques : visites médicales des étudiants / semaine mobilités Groupe ISAE/ contribution à l’organisation d’évènements : RDD/JPO... **Gérer et coordonner l’agenda de la directrice des formations**: - en lien avec les services ou pôles de la DF et/ou toute autre direction de l’Institut - en collaborant avec les assistantes de direction et/ou le cabinet de la Direction générale (DG) - en assurant le suivi des priorités et la mise en alerte concernant les échéances importantes **Organiser et participer aux réunions prévues par la DF**: - en assurant leur bonne tenue (salle, matériel, transmission OJ, convocations si conseils spécifiques ) - en organisant d’éventuels déplacements ou déjeuners s’il y a lieu - en rédigeant les comptes-rendus ou notes **Assurer un Support administratif**: - en visant les mails de la Direction des formations - en garantissant le suivi administratif de certains documents ou conseils (Règlement scolarité, convocation Conseil pédagogique, etc) **Prendre en charge certaines missions transverses aux services ou pôles selon besoins identifiés par la DF**: - mission inspection des études - gestion des visites médicales des élèves - gestion administrative de la semaine mobilités, en collaboration avec le référent académique - contribution à l’organisation de la remise des diplômes, à l’organisation de la journée portes ouvertes, **Compétences spécialisées ou transverses** Bureautique/Informatique (maîtrise d’Excel exigée) Organisation, planification Communication, relations extérieures Prise de décision Connaissance du fonctionnement de l’Institut Utilisation des outils informatiques : Moodle, Lime Survey, Anglais (professionnel) **Aptitudes -Savoir-être** Organisation - Méthode Autonomie - Initiative Dynamisme Esprit d’équipe et souci du client Sens des respons