Office Manager

**Présentation de la société**:
**Description**:
**Vous êtes une personne organisée, proactive et dotée d'excellentes compétences en communication ? Nous avons le poste idéal pour vous **

**Vos principales responsabilités**:
**1. Gestion Administrative**:

- ** Organisation de l'agenda**:
Planifier et coordonner les rendez-vous, les réunions et les événements de la Direction Déléguée, en veillant à optimiser le temps et les priorités.
- ** Préparation de documents**: Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, présentations, etc.) avec un haut niveau de précision et de professionnalisme.

**2. Coordination des Réunions et Événements**:

- ** Organisation des réunions**: Préparer les ordres du jour, coordonner la logistique, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées lors des réunions.
- ** Soutien aux événements**: Aider à la planification et à l'organisation des événements internes et externes en lien avec le service RH et le service Communication, y compris les séminaires, les conférences et les ateliers.

**3. Gestion des Projets**:

- ** Suivi des projets**:
Coordonner et suivre les projets assignés à la Direction Déléguée, en veillant au respect des délais et à l'atteinte des objectifs fixés.
- ** Collaboration inter-équipes**:
Travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour garantir la cohérence et l'efficacité des projets.

**4. Support Logistique**:

- ** Organisation des déplacements**: Planifier et réserver les voyages d'affaires, gérer les itinéraires et préparer les documents nécessaires (visas, billets, réservations d'hôtel, etc.).
- ** Gestion des fournitures**: Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, en passant les commandes nécessaires pour garantir la disponibilité des ressources.

**5. Amélioration Continue**:

- ** Optimisation des processus**:
Identifier et proposer des améliorations pour les processus administratifs afin de gagner en efficacité et en productivité.

**6. Confidentialité et Discrétion**:

- ** Gestion des informations sensibles**: Assurer une gestion rigoureuse et discrète des informations confidentielles et stratégiques.
- ** Fiabilité**: Agir en tant que point de confiance pour la Direction Déléguée, en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.

**En somme, vous jouerez un rôle clé dans le soutien à la Direction Déléguée, contribuant à son bon fonctionnement et à la réalisation de ses objectifs stratégiques. Vous serez l’élément central qui assure la fluidité des opérations et la coordination efficace des activités quotidiennes.**

**Exigences**:
**Compétences et qualifications**:

- ** Formation**: Diplôme supérieur en assistanat de direction, administration des affaires ou un domaine connexe.
- ** Expérience**: Minimum de 5 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d'une direction générale ou déléguée ou d'un environnement exigeant.
- ** Compétences techniques**: Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion d'agenda et de projets.
- ** Langues**:
Excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.

**Qualités personnelles**:

- ** Organisation**:
Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à respecter les délais.
- ** Proactivité**: Esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins de la direction.
- ** Communication**:
Compétences exceptionnelles en communication écrite et orale, avec un sens aigu de la diplomatie et de la discrétion.
- ** Adaptabilité**: Capacité à s'adapter rapidement à un environnement de travail dynamique et en constante évolution.
- ** Autonomie**: Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre collaboratif de l'équipe.
- ** Discrétion**: Sens de la confidentialité et de la gestion des informations sensibles.