Office Manager

Job description

UpSlide est la première solution de productivité et branding pour les services financiers. Notre logiciel améliore considérablement les fonctionnalités de PowerPoint, Word, Excel et Power BI et permet aux utilisateurs de sociétés telles que Citi, KPMG et BNP Paribas de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur le formatage ou le copier-coller. Nous sommes en phase de croissance avec plus de 160 employés dans nos bureaux de Paris (siège social), Londres, New York Singapour et Berlin.

Nos valeur

Nos valeurs guident notre approche du travail et sont au cœur de notre processus de recrutement. Pour rejoindre notre équipe, nous recherchons des individus qui accordent de l'importance aux valeurs suivantes :

• Excellence : Nous pensons que chaque détail compte, et nous attachons une grande importance à la qualité de nos livrables.

• Confiance : Nous sommes passionnés, engagés, et libres d'agir avec autonomie.

• Bien-être au travail : Nous aimons voir le bon côté des choses et nous partageons notre enthousiasme avec nos collègues et nos clients.

L'équipe

• Lilia, notre Office Ops & Global Events Manager et ta future manager, qui ne rate jamais une occasion de lancer un karaoké

• Anne, notre CFO, passionnée de danse

• Hocine, notre Contrôleur Financier, grand amateur des films de Christopher Nolan

• Dieynaba, Sales Admin Team Lead, fan de lecture

• Solène, Sales Admin, grande voyageuse

• Samia, Senior Sales admin, toujours à la recherche des meilleurs restaurants

• Laureen, Senior Sales Admin, notre experte en fast-food, capable de réciter sa commande culte plus vite qu'un rappeur en freestyle
  

Rituels d'équipe :

• Déjeuner mensuel + pour chaque occasion spéciale

• Une réunion d'équipe tous les lundis

• Une journée de team building par an

Ton rôle ? Avec l'accompagnement de Lilia, assurer le bon fonctionnement du bureau parisien.

Tes missions

À la Marie Kondo, tu transformes l'opérationnel en simplicité, tu crées un bureau qui sparks joy et tu insuffles la durabilité.

1. Office Operations & Facility Management (40%)

• Garantir la gestion et le bien-être au bureau :

  • Assurer de manière proactive l'entretien du bureau (ex. : mobilier fonctionnel, propreté, rangement, calendrier partagé, etc.)

  • Gérer les relations prestataires (immeuble, ménage, maintenance, sécurité).

  • Gérer la base intranet interne avec les informations clés (ex : restaurants locaux)

  • Gérer les imprévus et les situations ponctuelles (ex : alarmes incendie)

• Assurer la gestion des stocks :

  • Anticiper et suivre les commandes pour le stock de snacks et de fournitures de bureau

  • Réceptionner et centraliser les demandes d'achats des collaborateurs

  • Effectuer des achats optimisés dans une optique de réduction des coûts et de respect de nos valeurs de durabilité (ex. : gestion budgétaire, gestion des stocks...)

2. Culture & Expérience Collaborateur/ inspirer l'équipe (30%)

• Répondre aux demandes internes et externes :

  • Représenter l'accueil du bureau (ex. : appels, demandes, etc.)

  • Faciliter l'accès pour les visiteurs (ex : candidats en entretien, collaborateurs internationaux, partenaires, clients)

  • Répondre aux demandes internes liées à la vie du bureau

  • Revues des dépenses CB des collaborateurs

• Soutenir les initiatives locales liées aux collaborateurs :

  • Contribuer à l'onboarding/offboarding (ex : accès au bâtiment, IT, préparation du poste de travail, support pour les avantages)

  • Mise en oeuvre d'intitivative pour améliorer le bien être des salariés avec l'équipe RH

  • Organiser les événements internes : petit-déjeuners, goûters, afterwork, célébrations à thème - on aime se réunir chez UpSlide

  • Contribuer à la mise en œuvre d'initiatives RSE

3. Support Exécutif & Assistance Opérationnelle/ Point de contact de confiance (30%)

• Soutenir l'Exco : organisation de voyages, réservations de salle de réunions…

• Aider les managers dans l'organisation d'événements clients.

• Participer à des projets internes nécessitant coordination et sens du service.
  

Tes objectifs

• T'intégrer dans la culture locale et globale d'UpSlide et garantir que notre bureau soit un environnement de travail inspirant, productif et propice à la performance et au bonheur de l'équipe

• Faire preuve de proactivité et de sens de la résolution pour améliorer le quotidien au bureau

Job requirements Talent recherché

• Tu as d'excellentes compétences en communication orale et écrite en Anglais (min. B2+) et en Français (min. C2)

• Tu as une approche orientée service client, capable de créer des relations basées sur la confiance et d'être proactif·ve

• Tu sais gérer plusieurs tâches simultanément (ex : gestion du temps et aisance dans un environnement rapide)

• Tu es organisé·e, rigoureux·se, et doté·e d'un esprit de résolution et de gestion de projet

• Tu as une attitude positive et un état d'esprit "can do"

Les plus :

• Tu as déjà utilisé Notion

Si tu ne coches pas toutes les cases mais tu penses que tu t'adapterais parfaitement, postules et dis-nous pourquoi.

Informations pratiques :
CDI de 35 h - Nous pouvons envisager un 4/5e du lundi au jeudi
Horaire de travail : 8h30 - 12h30 I 14h-17h
Pas de télétravail pour ce poste

Process de recrutement

• Entretien avec Misbah, Talent Acquisition Specialist [visio de 30']

• Excercice pour évaluer tes compétences en communication écrite et gestion de projet [À préparer en 2 jours]

• Entretien avec ta future manager, Lilia , Office Ops & Global Events Manager, et Anne, CFO [1h en présentiel]

• Entretien final avec un membre ExCo [30 min en visio]

Nous effectuerons une prise de références afin de t'accompagner dans ta prise de poste 

Notre processus dure en moyenne 3 semaines.

What we offer

Rejoins une entreprise SaaS autofinancée et en pleine croissance (doublement tous les deux ans depuis 10 ans)

Environnement international : Start-up française avec 5 bureaux (Paris, Londres, Berlin, New York, Singapour) et des utilisateurs dans plus de 60 pays

Formations & développement professionnel : Collaboration avec notre société sœur, IPH, proposant aux UpSliders des formations sur les soft skills clés et le management

Bien-être : 50€ par mois pour des activités de bien-être physique et mental

Congé maternité / paternité : Entièrement rémunéré et aide pour le parent accoucheur/non accoucheur et aide aux parents d'enfants de moins de sept ans

Bureau : Bureau près de l'Opéra (1er arrondissement) - un espace dynamique avec de beaux espaces communs et salles de réunion, une salle de sieste, un local à vélos et des douches, du thé/café, etc.

Vacances : 25 jours de congés et 8 RTT (dont un pour la Journée de Solidarité)

Événements : Soirées au bureau et événements internationaux de l'entreprise (séminaire monde UpSlide, séminaire d'équipe, des actions RSE toute l'année)

Général : Tickets restaurants (Swile), mutuelle (Alan), transports (50% remboursé)

More about UpSlide

• En plus des défis commerciaux passionnants sur un marché en plein essor, tu trouveras une culture amicale, attentionnée et stimulante

• Tu auras l'opportunité d'acquérir de nouvelles compétences, d'apprendre des autres dans un environnement multiculturel et de grandir en tant que personne

• Les employés d'UpSlide se sont engagés à avoir un impact positif sur le monde. Nous avons obtenu la certification B Corp en 2022 avec de solides engagements envers nos employés, notre communauté, nos clients, nos fournisseurs et l'environnement. Actuellement, 30 % de d'UpSlide appartient aux employés Plus d'informations ici :

• UpSlide a été classée numéro 1 du meilleur lieu de travail ("best place to work") en 2019 et numéro 1 du meilleur lieu de travail en 2020 dans la catégorie "meilleure entreprise pour le travail à distance" ("best company for remote work") Plus d'informations ici :

En tant qu'entreprise certifiée B-corp, nous tenons de forts engagements envers nos employés, clients, fournisseurs et notre environnement. Nous souhaitons que chacun se sente la bienvenue. Cet engagement de diversité et inclusion est appliqué tout le long du process de recrutement et une fois que vous nous rejoigniez

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