Assistant de Gestion Achats Et Procédures

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.
La Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille du Calvados (MDEFC) est un établissement public départemental en charge de l’accueil d’urgence dans le cadre de sa mission de protection de l’enfance. Elle gère 18 unités de prévention et de protection. Les unités que la MDEFC gère sont des centres parentaux, des foyers, des services de milieux ouverts et d’accompagnement des mineurs. Elle est en capacité d’accueillir plus de 500 situations pour un effectif avoisinant les 290 ETP et un budget de plus de 20 millions d’euros.
En ce sens, au sein de la structure, le service Economique et Financier et ses agents font office de garants du bon fonctionnement et du respect des règles de consommations des crédits budgétaires. Ce service est composé de 4 pôles : comptabilité, achats et procédure, logistique et lingerie-restauration.
Activités principales
**Sur les achats centralisés et/ou d’investissements**:

- Réaliser et exécuter un Plan d’Action Achat (PAA) en adéquation avec les besoins et les usages de l’établissement
- Recenser et challenger la pertinence des besoins des groupes (internats, milieux ouverts, prévention) et des fonctions support (direction, RH, SEF) en collaboration avec les directeurs adjoints
- Consolider l’ensemble des besoins les estimer financièrement et évaluer la vélocité (charge de travail) nécessaire à son exécution, et en intégrant des imprévus et/ou urgence.
- Présenter le PAA à la direction pour priorisation et validation
- Assurer une bonne communication et des rdv semestriels pour chaque groupe en collaboration avec les directeurs adjoints
**o Assurer un suivi de l’exécution du PAA**: Construire et remettre des indicateurs clés de suivi
- Assurer les achats centralisés des services communs de l’établissement (Administration, logistique, buanderie) dans le respect des règles des marchés publics, des normes et standards applicables aux domaines concernés.
- Evaluation du besoin et co-construction du budget prévisionnel
- Engagement financier dans Grand Angle et engagement juridique auprès du fournisseur
- Gestion du service fait
- Construire un guide de l’achat autonome pour décentraliser auprès des groupes les petits achats courants, les accompagner et vérifier le respect des règles du guide.

**Sur les procédures**:

- Conseiller et assister le chef de service économique et financier:

- Informer sur les marchés existants
- Cartographier l’ensemble des contrats en cours (marchés, convention, contrat de maintenance )
- Anticiper les renouvellements de procédure de marché propre à l’établissement ou celles du département auxquelles l’établissement est rattaché, ou autres fins de contrat.
- Contribuer à déployer une culture « Achats » et « marchés publics »
- Réaliser une veille réglementaire sur les marchés publics
- Elaborer et suivre des indicateurs permettant d’identifier les gains liés à la mise en oeuvre de marchés et autres optimisations
- Mettre en place les marchés en lien et avec le soutien du service marché du département
- Sourcer, prospecter et négocier avec les fournisseurs
- Identifier et préparer les procédures d’appels d’offres et en suivre sa mise en oeuvre
- Contribuer à la définition des éléments clés des documents de consultation en mobilisant notamment les experts techniques et futurs utilisateurs
- Garantir des modalités de révision de prix indexées sur des critères précis et non équivoques facilitant leur liquidation
- Intégrer, autant que faire se peut, des critères liés aux aspects environnementaux.
- Assurer le suivi contractuel des marchés et la bonne exécution des prestations:

- Données financières, évolutions tarifaires, reconductions annuelles, avenants
- Paramétrer le BPU et les révisions de prix dans l’outil comptable Grand Angle, et assurer la complétude des pièces de marché
- S’assurer du contrôle opérationnel des marchés (service fait) par les chefs de service des groupes via les directeurs adjoints et contribuer ainsi au déploiement d’une culture de gouvernance fournisseur : animation du dialogue avec référents sur site, réunions et comités de pilotage
- Contribuer à déployer une culture de la gouvernance fournisseur auprès des groupes et des directeurs adjoints : Suivi de l’exécution des marchés - référents, copil
**Sur le suivi**:

- Contrôler et/ou superviser la réception, l’installation et la traçabilité des matériel et immobilisations en lien avec le service logistique
- Comptabiliser et suivre l’ensemble du matériel téléphonique et informatique en lien avec la Direction des services numériques:

- Inventaire semestriel à la DSN
- Suivi des mouvements internes
- Su