Assistant de Direction

Au sein du secteur regroupant les différents dispositifs de l'association Empreintes sur le territoire de Seine-SAint-Denis, l'assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité directe du directeur(trice) du secteur.

L'assistant(e) de direction apporte à sa direction aide et soutien en termes d’accueil, de suivi des dossiers, d’organisation et de communication.
- Ressources humaines (en lien avec le Siège de l’association:

- Centralise la gestion administrative du personnel
- Assure le suivi des mouvements du personnel
- Collecte les éléments variables de paie, élabore l’état préparatoire des salaires
- Formation : enregistre et veille à la conformité des demandes, et assure la transmission vers le siège des documents de suivi de formation
- DUERP : suivi et mise à jour du tableau
- Assurer en lien avec la médecine du travail l’ensemble des obligations (RDv, convocations.)
- Veiller à la bonne tenue des dossiers du personnel (fiche salariée, contrats )
- En lien avec le siège, faire l’ensemble des envois RH
- En lien avec le siège, se tenir informer de l’ensemble des évolutions de la CC66 et autres règles de droit.
- Gestion, administration, organisation:

- Rédige, à la demande de la direction, courriers, notes de services, tableaux, etc
- Réalise le suivi administratif des dossiers (litiges usagers, assurances, véhicules, partenaires, fournisseurs)
- Assure le suivi de la facturation en lien avec le service comptabilité
- Etablir des tableaux de bord internes (Loyers, énergie.)
- Réaliser divers tableaux et statistiques à destination des partenaires ou financeurs
- Préparer le règlement de certaines factures : TIP, chèques, et des remises en banque (chèque et espèces)
- Préparer la rédaction de courrier (rendez-vous, courrier partenaires ), de comptes rendus de réunions et autres réunions de travail, et divers autres documents, liés à la vie de l’association,
- Saisir, mettre en forme, éditer des documents pour la direction,
- Réaliser divers tableaux et statistiques à destination des partenaires, en lien avec les secrétaires
- Tenir à jour les dossiers logements, véhicules, copieurs et autres dossiers nécessaires à l’organisation des services, en lien avec les secrétaires
- Assurer le lien avec l’ensemble des partenaires techniques (logistique maintenance, sécurité )
- Assurer chaque fois que nécessaire, la gestion de l’agenda de la direction,
- Diffuser des notes de service émanant de la direction,
- Classer et archiver les documents de la direction,
- Remplacer la secrétaire /secrétaire d’accueil en cas de besoin (absences, CA, CT.)
- participe à la mise en place des divers évènements organisés par le secteur
- Gérer et traiter les courriers, fax, mails, à destination de la direction
- Développement, communication:

- A la demande de la direction, transmet les informations émanant du Siège
- Participe à la mise en place des divers événements organisés par le secteur et/ou par l’association, et élabore des supports de communication y afférant
- Utilise et met en place toutes sortes d’outils nécessaires à la bonne marche des services et à la communication
- Réalise divers tableaux de bord et statistiques à destination des partenaires

PROFIL DU POSTE:
Les « savoirs » : _Formation et diplômes_ _:_
- Etre titulaire d’un diplôme de niveau III, BTS, DUT secrétaire/assistante de direction
- Avoir des capacités rédactionnelles avérées

Les « savoir-faire »:

- Savoir positionner sa fonction au sein de l’organisation
- Rigueur, autonomie dans la mise en œuvre de son travail
- Sens de l’organisation et rapidité d’exécution
- Réactivité, faire preuve d’initiative et être force de proposition
- Maîtrise des logiciels informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint, etc).

Les « savoir-être »:

- Respecte une stricte obligation de confidentialité et de discrétion
- Fais preuve de loyauté envers l’association
- Travail en équipe pluridisciplinaire
- Ponctualité, disponibilité, polyvalence sur les activités du poste
- Fait preuve d’écoute et de diplomatie envers toute personne se présentant à elle dans le cadre de sa fonction
- Respect des procédures et normes

Avantages:

- Participation au transport
- RTT

Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre

Salaire : 2 600,00€ à 3 400,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Expérience:

- assistanat de direction: 4 ans (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail