Assistant.e de Direction

-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Saisissez l'opportunité de vous engager dans des projets motivants couvrant des domaines d'activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes engagé.es, dynamiques et innovants.
Nous recherchons actuellement un.e assistant.e de direction pour la direction des ressources humaines qui est constituée d’une centaine de collaborateurs répartis dans 5 services et une mission. La direction collabore au quotidien avec un réseau de RH délégués dans les pôles et dans les agences départementales.
Description du poste
Fonctions
L’assistant.e de direction a un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la direction. Véritable soutien du binôme DRH-DRH adjoint, il.elle organise l’activité de la directrice et du directeur adjoint. Il.elle facilite la coordination des activités entre les services, les RH délégués et le binôme de direction, contribue à la bonne diffusion de l’information, est garant de la conformité des écrits (courriers, notes) produits par la direction ainsi que de la continuité des fonctions de secrétariat dans la direction.
Missions générales
- Organisation de l'agenda de la directrice et du directeur adjoint, avec rappel des informations clés et aide à la préparation des dossiers, rendez-vous et réunions (gestion et optimisation du temps).
- Accueil téléphonique et physique de la direction
- Création et suivi des notes CP et rapports session de la Direction
Missions spécifiques
- Soutien administratif de la cheffe du service action sociale et santé au travail : organisation de réunions et gestion du courrier.
- Soutien à la direction (directrice et directeur adjoint) : filtrage des appels téléphoniques, préparation des déplacements, réservation de salles et de véhicules.
- Coordination et communication : rappel et relais d'information auprès de la directrice, du directeur adjoint et des chefs de service, participation à la communication interne quotidienne de la direction, et coordination du réseau des assistantes de la DRH.
- Préparation et suivi des réunions : construction des ordres du jour, rédaction de comptes-rendus, notamment des réunions de direction, et organisation des événements.
- Gestion documentaire et suivi d'activités : gestion, suivi, classement de dossiers, réalisation de travaux bureautiques, et création de tableaux de bord de suivi d'activité.
Spécificités du poste
Liaisons fonctionnelles
- L'ensemble des agents de la Direction, du pôle et de la collectivité.
- Collaboration étroite avec l’assistante de la Directrice générale du pôle ressources et les assistantes des services de la direction
Informations spécifiques offre Internet
- Niveau de rémunération : 1 784 € net minimum mensuel primes semestrielles incluses.
Entretiens prévus les 21 novembre 2024 et ou le 29 novembre 2024, matin, des tests écrits seront organisés à l'occasion de ce recrutement.
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Maîtrise des outils informatiques Word et Excel.
- Maîtrise des logiciels Post Office et Parapheur électronique et Délib 35.
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Excellente maîtrise de l'expression orale et écrite, ainsi que des normes rédactionnelles
- Techniques de prise de note et rédaction de comptes-rendus
- Méthode et rigueur organisationnelle
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Discernement pour alerter la direction et prioriser les tâches
- Réactivité pour assurer la fluidité des informations
- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Expériences
Niveau d'expérience
Informations complémentaires
Contacts
- N'hésitez pas à prendre contact avec Claire DUREL, directrice des ressources humaines au 02.99.02.30.99 ou Christophe MOUSSU, conseiller en recrutement au 02.99.02.31.47. Si vous avez des questions techniques sur les outils numériques ou sur le fonctionnement des assistantes du pôle, vous pouvez contacter Angélique Daniel assistante de direction au 02.99.02.41.85.
Date de fin publication Web
11/11/2024