Assistant.e Administratif.ve Assemblée

-Présentation
Le Département recrute un.e assistant.e administratif.ve pour le service de l'assemblée de la direction assemblée, affaires juridiques et documentation de la Direction générale.
La direction générale des services départementaux pilote l’administration de la collectivité départementale (1,108 millions d’habitants, 1,237 milliard d’euros de budget, 4 250 agents).
Au cœur des décisions, elle est en lien permanent avec le Président, l’exécutif et l’ensemble des conseillers départementaux, le cabinet et les services. La direction générale des services départementaux joue un rôle de coordination à l’égard des pôles.
Elle comprend:

- le secrétariat général des services,
- la direction assemblée, affaires juridiques et documentation,
- la direction de la communication.

La direction de l’assemblée, des affaires juridiques et de la documentation (DAAJD) exerce est chargée de l’organisation et du suivi des travaux de l’assemblée départementale, de la commission permanente et des commissions thématiques. Elle est également chargée du conseil juridique, du suivi des contentieux, de la veille et de l’information juridique ainsi que de la documentation du Département.
Le service de l’assemblée assure différentes fonctions : préparation, organisation et suivi des sessions de l’Assemblée départementale, de la Commission permanente et des commissions thématiques ; gestion statutaire des élus (formations, déplacements, absences, indemnités) ; élaboration des publications réglementaires.
Description du poste
Fonctions
En tant qu'assistant.e administratif.ve, vous participerez, dans une logique de polyvalence, à la préparation et au suivi des travaux et délibérations de l'Assemblée et de la Commission Permanente et assurerez le secrétariat de la direction. Vous serez placé.e sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service de l'Assemblée.
Missions générales
A ce titre, vous assurerez les missions suivantes:

Préparer et suivre les travaux de l'Assemblée départementale:

- Assurer le suivi de l’élaboration du pré-ordre du jour, de l’ordre du jour et diffusion de ces documents.
- Assurer le suivi des circuits de visa des rapports : Directrice, Secrétaire général, Directeur général des services, Président / Vice-Présidents.
- Assurer la mise en forme définitive des rapports dans le respect des règles formelles d’élaboration.
- Élaborer les fascicules de rapports et transmettre aux élus en versions papier (recueils) et numérique (extranet ; ideliBRe).
- Préparer, suivre la Commission 4 et centraliser les comptes-rendus des 4 commissions.
- Préparer la salle en amont des séances : diffusion de documents et préparation des projections.
- Participer aux sessions : présence en salle, assistance, gestion des enregistrements audio, suivi des prises de parole et des votes.
- Gérer les formalités d’entrée en vigueur des délibérations : télétransmission au contrôle de légalité, affichage, publication papier et numérique sur le site Internet.
- Assurer le suivi de la retranscription des débats : relecture, mise en forme, édition, diffusion.

Assurer la gestion administrative des arrêtés de délégation:

- Suivre et mettre en œuvre, en lien avec la mission affaires juridiques, la procédure de gestion des arrêtés de délégation de signature aux élus et aux agents départementaux:

- gestion du circuit parapheur,
- traitement des formalités d’entrée en vigueur : transmission au contrôle de légalité, affichage et publication réglementaire,
- diffusion numérique et archivage.

Apporter une assistance administrative auprès de la cheffe de service et de la directrice:

- Gestion et suivi du courrier de la direction avec Post Office.
- Conception et alimentation des outils de suivi d'activité et des tableaux de bord de la direction.
- Préparation et organisation des réunions : convocation, préparation des dossiers, réservation de salle et rédiger les comptes-rendus.
- Accueil téléphonique de la cheffe de service et de la directrice.
- Tri, classement et archivage de documents.
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Le Département propose:

- Des plages de travail variables élargies,
- La possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT,
- Le télétravail régulier (2 jours par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions.
Liaisons fonctionnelles
1 - En interne:

- Conseillers juridiques.
- Responsable de la mission centre de documentation.
- Ensemble des agents des pôles intervenant dans le processus d’organisation des sessions.
- Autres gestionnaires du service de l’Assemblée.
Vous pourrez être sollicité.e par les élus ou leurs secrétariats.
2 - En externe:

Vous serez en relation avec les services du contrôle de l