Assistant de Direction

**À propos du poste**
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe dynamique. L’agence Miralles Architectes est une agence à taille humaine avec une ambiance professionnelle et collaborative. Aucune journée ne se ressemble, les projets sont variés, les interlocuteurs multiples. Cela rend votre travail enrichissant et dynamique. L’assistante de direction est un véritable pilier dans la gestion des projets, la coordination des équipes et la structuration de l’activité. Votre rigueur et votre sens de l’organisation ont un impact direct sur la fluidité et la réussite des opérations.

**Missions**
- **Volet Comptable**_

Suivi de la comptabilité générale:

- Rapprochement bancaire sur Evoliz
- Rapprochement des factures sur MEG.
- Création factures sur Evoliz ou MEG
- Classement de toutes les factures fournisseurs et paiements
- Gestion simple des frais, paiements des factures fournisseurs et sous-traitants
- Etablissement et envoi par mail ou par courrier postal des devis et factures aux clients
- Relance des factures non honorées
- Transmission des demandes de devis fournisseurs, réception des devis, vérification, mise en signature et paiements.
- Transmission de l'état mensuel via les relevés bancaires au comptable.
- Préparation par mail des salaires avec congés et notes de frais
- Gestion Mandat SEPA
- Consultation des comptes bancaires
- Ajout et gestion des bénéficiaires
- Mise à jour tableaux de facturation + CA
- **Volet Secrétariat**_
- Accueil physique et téléphonique
- Rédaction et envoi de courriers et mails à la demande de la direction ou/des collaborateurs
- Préparation, assemblage de dossiers à la demande des associés.
- Prise d'appels pour la direction et retransmission des messages.
- Réservation ponctuelle d'hébergement ou de transports pour déplacements professionnels
- Gestion de l'agenda pour tous (réunion, réunion teams, évènements, déjeuners ).
- Gestion des boîtes mails de contacts
- Gestion de l'agenda partagé concernant l'agence (RDV, abs, congés, teams, salle de réunion ).
- La prise en charge de l'intendance générale de l'agence.
- Gestion des fournitures (commande de cafés, matériel informatique, gestion des stocks, des abonnements divers
- Gestion de la flotte téléphonique avec OVH/Orange, gestion du parc informatique et des licences
- Déclaration annuelle des affaires auprès de la MAF
- Récupérer le courrier + AR et colis à la poste
- Traitement et classement du courrier
- **Volet Ressources Humaines**_
- La collecte des informations pour le traitement du volet social et RH pour la comptable (contrat de travail, salaires, congés payés, congés maladies, fin de contrat ).
- Réception et vérification des fiches de paie, transmission aux salariés, envoi du fichier de salaires pour télétransmission à la banque.
- Rangement sur le serveur de tous ces documents, gestion de la mutuelle (affiliation, radiation ) et de la prévoyance.
- Inscription, gestion et suivi de la médecine du travail.
- Accueil et installation informatique des nouveaux collaborateurs.
- Etablissement des notes de frais des collaborateurs
- Accueil et prise en charge des stagiaires

**Profil recherché**
Vous êtes la personne idéale si vous possédez:

- Une très bonne maîtrise du français (oral/écrit)
- Une bonne compréhension des processus liés à la maîtrise d’œuvre et au secteur de la construction
- Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire idéalement en **agence d’architecture, cabinet d’ingénierie ou entreprise du bâtiment.**:

- Une expérience administrative significative, incluant une expérience en gestion de bureau (office management)
- De solides compétences organisationnelles et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Une maîtrise des outils Microsoft Office et Google Workspace
- Une expérience en service client, avec un excellent sens de l'accueil et de la communication
- Une expérience dans la coordination de projets et une attention particulière aux détails

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 25 000,00€ à 30 000,00€ par an

Question(s) de présélection:

- Avez-vous déjà travaillé dans une entreprise du bâtiment, ou dans une agence d'architectes ou dans un cabinet d'ingénierie?

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 22/09/2025