Chargé / Chargée de Planning Et événements

**Présentation de l'entité**

Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions de formation mises en œuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issues des secteurs privé et publié, en France et à l'international.
Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, Executive masters, Certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité, coaching.

**Sciences Po Executive Education est organisée autour de**:

- 3 practices : affaires publiques et régulation ; stratégie, leadership et gouvernance ; communication, médias et digital ;
- Une activité de développement sur la zone Afrique Moyen-Orient
- Un pôle Qualité ;
- Un pôle marketing sales and services ;
- Un pôle administration et finances.

**Description de la mission**

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Marketing, Sales et Services, vous pilotez l’activité du pôle Service et mettez en œuvre les différentes actions de la chaîne logistique liées aux activités de l’Executive Education.
Vous occupez une fonction transversale et travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble des équipes de l’Executive Education ainsi qu’avec les Directions des Services Généraux, de l’Immobilier, de l’ICI et de la DSI.
Vous organisez la charge de travail du pôle en binôme avec le Responsable Événementiel et coordinateur Logistique.

**Vos principales missions consisteront à**:
**Logistique**
- Supervision du planning des formations (+100 programmes par an), arbitrage des affectations de salles et suivi d’exécution ;
- Réservation des salles pour les réunions internes de l’Executive Education (CODIR, plénière ou réunion d’équipe) ;
- Pilotage des commandes de restauration (demande de devis, gestion des achats dans Cegid) dans le respect de l’accord cadre et des prestataires référencés : petit-déjeuner, déjeuner au restaurant ou plateau repas, cocktails ;
- Gestion des fournisseurs et veille à la bonne tenue de l’espace public (machines à café, fontaines à eau, cafétéria, salles de cours) ;
- Gestion des stocks goodies, brochures, champagne et archivage dans les caves du 28SP ;
- Dépannage de premier niveau et assistance auprès des utilisateurs (professeurs et participants) du matériel pédagogique (ordinateur, zoom, rétroprojecteurs, Meetup, rapidMooc etc.), en lien avec la DSI et le service audiovisuel.

Le responsable Logistique est également le référent Handicap et Covid-19 pour l’Executive Education.

**Administratif**
- Vérification des budgets, engagement dans Cegid, réception des commandes et affectation des coûts sur chaque programme de formation (restauration et imputation des salles) ;
- Gestion des fournisseurs : planning (Easy Request), émargement dématérialisé (SoWeSign), Restaurants (etc.) ;
- Élaboration d’un bilan d’activité annuel (taux d’occupation des salles,).

**Supervision des équipes**
- Organisation du plan charge de travail du pôle en binôme avec le Responsable Événementiel et coordinateur Logistique ;
- Supervision des hôte/sse de l’accueil et du standard téléphonique de Sciences Po, en lien avec la DSMG et le prestataire Phone Régie ;
- Recrutement des vacataires étudiants : dans le cadre d’événements ou de missions ponctuelles en support des équipes de l’Executive Education.

**Gestion de projet / amélioration de la satisfaction client**
- Proposition et suivi de la réalisation des travaux : périmètre des salles de formation (9 salles au 28SP), espaces d’accueil et de pause, dans le cadre de l’amélioration de la satisfaction client.

Il travaille en étroite collaboration avec le régisseur du 28SP et la DSGM sur les travaux votés au budget annuel.

**Profil**
- Excellentes qualités relationnelles avec des interlocuteurs variés
- Autonomie, grand sens de l’organisation, esprit d’initiative
- Disponibilité, fiabilité
- Capacité à travailler en mode projet
- Goût du travail en équipe et polyvalence
- Capacité à gérer l’imprévu et rapidité d’intervention
- Capacité à anticiper et proposer des processus qualitatif
- Forte sensibilité et attachement à la notion de qualité de service client
- Pratique courante des outils bureautiques et forte sensibilité au matériel informatique et audiovisuel

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail