Assistant(E) de Direction

Bioteafull est un complexe Bio et Bien-être de plus de 4000m², dédié à unir les ressources de la Nature pour le bien-être de chacun. Avec une approche axée sur la restauration biologique et des produits locaux, nous nous engageons à offrir une expérience holistique premium.

**Contexte et objectifs du poste**

Bioteafull recherche un-e **assistant-e de direction** pour assurer la continuité du soutien administratif et organisationnel auprès de la Direction Générale.
Le poste a pour objectif de:

- Garantir la **bonne coordination entre les différents départements** de l’entreprise ;
- Maintenir un **appui administratif fiable et réactif** à la direction ;
- Assurer la **circulation fluide de l’information** et le respect des procédures internes pendant la période de remplacement.

**Période du remplacement**: janvier à mai 2026.

**Missions et responsabilités**

**A. Soutien à la Direction Générale**
- Gestion quotidienne de l’agenda de la direction (planification, réunions, déplacements, rappels) ;
- Traitement et suivi des courriels, appels et courriers entrants/sortants ;
- Préparation, organisation et suivi des réunions : convocations, ordres du jour, comptes rendus, diffusion des décisions ;
- Suivi des actions et décisions prises par la direction par chaque département ;
- Gestion des urgences et du quotidien des équipes en coordination avec la direction.

**B. Coordination transversale**
- Organisation et suivi des réunions transverses et des échéances clés ;
- Rappel des deadlines et diffusion des informations auprès des différents services ;
- Lien opérationnel entre la direction et les équipes pour assurer la continuité et la fluidité de la communication interne ;
- Suivi des documents de pilotage : plans d’action, reportings, tableaux de bord.

**C. Gestion administrative**
- Gestion du courrier et du standard téléphonique ;
- Rédaction, classement et archivage des documents (comptes rendus, devis, contrats, notes, etc.) ;
- Traitement des commandes et suivi de la facturation en lien avec la comptabilité ;
- Application et suivi des procédures administratives ;
- Utilisation quotidienne des outils internes **:Outlook, Excel, Notion, L’Addition**.

**Interlocuteurs clés**
- **Internes**: direction, responsables de service, RH, comptabilité, communication, marketing, équipes opérationnelles.
- **Externes**: prestataires, fournisseurs.
- **Personnes ressources**: direction et responsables de service.
- **Circuit de validation**: direction et responsables de service.

**Compétences et qualités requises**

**Compétences techniques**
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Excel, Notion).
- Excellente expression écrite et orale.
- Sens aigu de l’organisation, rigueur et méthode.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser.

**Compétences comportementales**
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Diplomatie et aisance relationnelle.
- Autonomie, réactivité et fiabilité.
- Sens du service et de la communication claire.

**Transmission et accompagnement**
- Dossier de continuité préparé par la titulaire du poste comprenant:

- procédures générales,
- contacts clés,
- dossiers en cours,
- échéances importantes,
- accès et outils essentiels.
- Une période de **chevauchement et de formation** est prévue début janvier, jusqu’à la prise complète de poste.

**Suivi et reporting**
- **Fréquence**: suivi quotidien par mail et mise à jour d’un tableau de suivi partagé.
- **Échéances récurrentes**: reportings hebdomadaires, bilans mensuels et trimestriels.

**Informations pratiques**
- **Intitulé du poste**: Assistant-e de direction
- **Type de contrat**: CDD de remplacement congé maternité
- **Durée**: 5 mois (janvier - mai)
- **Rattachement hiérarchique**: Directrice Générale
- **Horaires**: 39h par semaine, 8h45 - 18h00 (1h15 de pause déjeuner)
- **Présence**: 100 % sur site, pas ou peu de déplacements prévus

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 5 mois

Rémunération : 1 600,00€ à 1 800,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel