Assistant.e de Gestion

Descriptif du poste

**Votre mission**:
Rattaché.e à la Gestionnaire de l’agence, vous avez en charge les tâches administratives. Vos principales missions se décomposent ainsi:

- Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, ainsi que de l’envoi et la réception, tri du courrier (physique et électronique)
- Vous préparez les réunions (internes ou externes), organisez les déplacements des collaborateurs de l’agence,
- Vous êtes garant de l’approvisionnement consommables, fournitures, etc
- Vous saisissez les devis et commandes
- Vous gérez les abonnements aux magazines et l’utilisation des véhicules de la société
- Vous identifiez les règlements des clients, contrôlez et saisissez les notes de frais mensuelles
- Vous participez à la facturation et les relance clients ainsi que la gestion des sous-traitance interne et externe
- Vous vérifiez les Notes de frais, ainsi que les visites médicales
- Vous mettez à jour le livret d’accueil d’agence
- Vous gérez les absences ainsi que la validation du pointage temps des collaborateurs

Profil recherché

Qui vous êtes ?

Issu.e d’une formation administrative BAC +2, Vous disposez d’une expérience de minimum 2 ans sur un poste similaire,
- Vous avez des connaissances en comptabilité ainsi qu’en juridique (contrat, loi MOP)
- Vous êtes à l’aise avec les procédures administratives
- Vous avez une bonne expression écrite et orale
- Vous maîtrisez les outils de bureautique (WORD EXCEL POWER POINT) et les logiciels de gestion
- Vous utilisez les outils de suivi et d’analyse existant et les améliorez où en créez.
- Vous êtes capable de traiter des informations multiples à la fois
- Pour finir, vous travaillez de manière rigoureuse et autonome et avez le sens de la discrétion nécessaire à votre fonction.
- LANGUES- SAVOIR-ÊTRE- Autonomie- Discrétion**Voir plus**
- SAVOIR-FAIREBureautique
Microsoft Excel

**Voir plus**

Entreprise

**A propos d AIA Life Designers**:
Chaque projet développé par AIA Life Designers est un engagement à proposer des solutions architecturales innovantes, soutenues par une réflexion constante des équipes lors de nos ateliers d excellence (Santé, Enseignement, Mixité urbaine, Ville Ressource).

Pour penser l avenir de nos villes et concevoir des ouvrages qui contribueront à la santé et au bien-être des populations futures. AIA Life Designers se classe parmi les plus importants cabinets d architecture de France. Nous sommes une entité collégiale, présente à travers 14 agences, implantées dans toute la France et, depuis 10 ans, à l international ( Shanghai, Monaco... ).

Nos engagements urbains et sociétaux résonnent également à travers les travaux de la Fondation AIA, créée en 2011, qui mène un travail de prospective urbaine et de publication, sur les relations entre architecture, santé et environnement (aiafondation.fr).

**Chiffres clés**:
1965 création du groupe AIA
700 collaborateurs
67 millions d euros de Chiffre d Affaires
36 associés
14 agences en France et à l international
5 sociétés principales

**Nos Engagements**:
Intégrer les Accords de Paris dans la trajectoire carbone du groupe
Répondre dans tous nos projets aux Objectifs de Développement Durable
Concevoir une architecture engagée, favorable au bien-être et à l intérêt général
Respecter les territoires, en favorisant la rénovation du bâti

Autres offres de l'entreprise

**Personne en charge du recrutement**
Sophie BILLEBAULT - _Responsable administratif financier_

Salaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 2 ans

Métier

Assistant de gestion

Statut du poste

Cadre du secteur privé

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

INGÉNIERIE, ÉTUDES TECHNIQUES