Secrétaire / Gestionnaire Financier (H/F)

**L’École polytechnique**, **Surnommée l’X**, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de **l’Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

**Largement internationalisée** (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe **recherche, enseignement et innovation** au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses **23 laboratoires**, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le **CNRS**, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

**Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers** : enseignement, recherche, développement économique. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École notamment avec le lancement en 2015 d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.

**Description du poste**:
Depuis 1794, la bibliothèque de l’École polytechnique est l’une des plus importantes bibliothèques scientifiques françaises, outil de travail indispensable, au service des enseignants, des chercheurs et des étudiants de l’École polytechnique et des autres écoles partenaires.

Son fonds historique comporte 17 000 volumes avant 1850, 1 km linéaire d’archives et de nombreuses collections muséales, scientifiques, historiques & artistiques. Une partie des collections est présentée au Mus’X (ouvert en 2018), musée qui présente sur presque 1000 m2 300 pièces historiques (dont 80 objets classés aux Monuments historiques) dans le cadre d’un parcours permanent enrichi par des expositions temporaires thématiques.

Bibliothèque encyclopédique avec une très forte dominante en sciences fondamentales, la bibliothèque de l’École polytechnique met à disposition de son public un riche fonds documentaire et patrimonial. Elle est organisée en 3 sections : Accueil-Information-Communication, Centre de ressources historiques et Ressources documentaires et comprend 14 personnes.

Au sein de la Direction de l'enseignement et de la recherche, rattaché(e) à la directrice de la bibliothèque, vous aurez pour mission la gestion financière et le secrétariat de la bibliothèque.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, ressources humaines, congés...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante de la bibliothèque ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
- Tenir le planning des agendas, des congés et des absences de l’entité
- Élaborer le planning des permanences à l’accueil de la bibliothèque
- Assurer le suivi du courrier
- Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses : saisie d’engagements et de commandes, compléments d’engagements, dégagements, saisie des certificats de service faits, suivi des mandatements et des visas
- Vérifier les mouvements budgétaires ainsi que la régularité des procédures (contrôle des pièces justificatives, respect du délai global de paiement, états de factures, de mandats, etc.)
- Résoudre les anomalies et litiges avec les fournisseurs, en coordination avec le service Budget Planification Finances et le service des Achats.

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Ce poste est à pourvoir par **voie de détachement** ou par voie **contractuelle**.

Si vous êtes arrivé(e) à la fin de l’annonce et que vous êtes encore plus motivé(e) qu’au début de la lecture c’est que ce poste est fait pour vous

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Rejoindre l’École polytechnique, c'est intégrer une institution de réputation mondiale et découvrir une **diversité de métiers** et des **perspectives de carrières**. C’est aussi contribuer à la formation de nouvelles générations de talents, repousser les frontières de la connaissance et du progrès technologique, et **rejoindre un écosystème d’innovation unique**.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans **l’ADN de l’École** et de ses racines hum