Assistant de Direction

**Qui sommes-nous ?**

VetAgro Sup est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’Agriculture.

Basé sur notre campus de Lempdes, vous travaillerez aux côtés d’environ 150 personnels et 350 étudiants dans un cadre privilégié, aux portes des volcans d’Auvergne. Convivial et à taille humaine.

**Vos missions & activités.**

Vous avez pour missions d’assurer des fonctions polyvalentes d’assistante du Directeur Général Adjoint Campus Agronomique (DGA) et de la Directrice des Ressources Humaines (DRH) et de contribuer à la continuité du secrétariat de la Directrice Générale.

**Missions principales (liste non exhaustive)**:

- Organiser le temps professionnel du DGA et de la DRH (tenue de l’agenda, organisation des déplacements, etc.) ;
- Gérer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le courrier (réception, enregistrement et diffusion, traitement) ;
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ) ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe ;
- Veiller à l’actualisation du site intranet pour le service RH en lien avec les équipes du SRH et le service communication de l’établissement ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord mensuels et annuels, indicateurs, reporting, partenaires RH, mise à jour du calendrier de campagnes individuelles et collectives RH) ;
- Participer à la rédaction et simplification des procédures opérationnelles avec les gestionnaires de l’équipe Administration du Personnel ;
- Participer à la préparation des instances consultatives (tenu du rétroplanning, centralisation des points à aborder, réunion préparatoire, convocations, rédaction des ordres du jour et transmission des éléments aux élus, aspects organisationnels et logistique) ;
- Gérer l’organisation des concours « enseignant chercheur » ;
- Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures, de consommables pour l’ensemble du Service RH ;
- Organiser et participer à l’archivage de la DRH et de l’équipe Administration du Personnel (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
- Contribuer à la continuité d’activité en veillant au suivi des dossiers de la Direction Générale de l’Etablissement, dans le cadre du pôle « Secrétariat de direction ».

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❗**Conditions particulières d’exercice**
- Travail en bureau en présentiel ;
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service ;
- Grande disponibilité vis-à-vis du directeur général adjoint et de la directrice des ressources humaines.

️‍ ️** Vos atouts**
- Maîtriser les techniques générales de secrétariat, bureautique : outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet, messagerie Outlook, agenda partagé), techniques d’accueil, de communication écrite et orale ;
- Maîtriser l’Anglais (indispensable) ;
- Anticiper, organiser et être autonome dans son travail ;
- Savoir faire face aux urgences et imprévus ;
- Conduire des réseaux de partenaires ;
- Assurer un reporting à bon escient ;
- Avoir le sens de la confidentialité ;
- Connaître l’environnement professionnel de l’établissement et la règlementation applicable aux concours serait un plus.

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**Formation souhaitée** : Niveau BTS, DUT dans le domaine de l’assistanat, de l’administratif

**Nous vous offrons**:

- Poste CDD de catégorie B jusqu’au 31/12/2025.
- Temps plein de 38h/semaine.
- Prise de poste : octobre / novembre 2024
- Restauration subventionnée et sur site.
- Accès aux personnes à mobilité réduite.
- Remboursement partiel des transports en commun.
- Parking gratuit.
- Remboursement d’une partie de la mutuelle dans le cadre de la protection sociale complémentaire.
- Congés = 50 jours de Congés Annuels (sur la base d’un temps plein 38h /année complète travaillée).
- Activités sportives et culturelles.
- Prestations sociales.
- Accès à la formation professionnelle selon l’offre locale et nationale.

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Candidature (CV + LM) à envoyer avant le 20/09/2024

4+ years