Secrétaire Pédagogique Ifsi Bicêtre

**Descriptif**

POLE
INTITULE
IFSI BICETRE
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ACTIVITE
Institut de formation en soins infirmiers
SERVICE
PRESENTATION
L’IFSI se situe dans l’enceinte de l’hôpital Bicêtre. Cette structure de formation en soins infirmiers accueille 720 étudiants en soins infirmiers, en rentrée de Septembre.
Il dispose de nombreuses salles de cours et de travaux pratiques ainsi que d’une salle informatique et d’un espace repas avec distributeurs de boissons.
Le partenariat universitaire est établi avec la faculté de médecine Paris-SACLAY
Accès facile : métro ligne 7, bus 47 ou 131 et tram T3B.
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COMPOSITION DE L’EQUIPE
Le directeur assisté de son adjointe assure la direction de l’Institut. L’équipe pédagogique est composée de 23 formateurs selon le nombre d’étudiants et coordinateur de l’ingénierie clinique. 4 secrétaires pédagogiques assurent le suivi administratif des dossiers des étudiants en liaison avec un responsable logistique et d’un agent logistique.
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Le directeur de soins, directeur de l’IFSI
L’adjoint(e) au directeur, Cadre supérieur de santé
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FONCTIONNELLES
- L’ensemble des membres de l’équipe
- Les étudiants en soins infirmiers
- Intervenants extérieurs
- ARS Ile de France
- Les autres IFSI
- Les services du groupe hospitalier Bicêtre, Paul Brousse et Antoine Béclère, Ambroise Paré, Sainte Perrine, Raymond Poincaré.

ACTIVITES
Chaque secrétaire gère une promotion d’étudiants et les stages associés. Chaque secrétaire s’engage à reprendre les activités d’une collègue absente.
Accueil physique et téléphonique:

- Accueil des étudiants et des intervenants

Secrétariat de direction:

- Réalisation de courriers et de documents divers.
- Préparation aux instances : Commissions d’Attribution de crédits (CAC), Instance Orientations générales (ICOGI), Section disciplinaire (SD), Section pédagogique (SP), Section de la vie étudiante (SVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, secrétariat d’instances, rédaction du compte-rendu.
- Gestions du courrier et des mails.
- Classement et archivage des documents.

Secrétariat pédagogique:

- Gestion administrative des dossiers des étudiants. (reprises et reports)
- Gestion des frais d’inscription.
- Validation de l’inscription et suivi des dossiers de bourses des étudiants.
- Saisies informatiques des notes dans SAP puis export dans des tableaux Excel accessibles aux formateurs.
- Gestion des absences et des attestations d’assiduité en lien avec Pôle emploi, et les autres organismes et
- Réalisation de statistiques institutionnelles.
- Saisies des appréciations des étudiants notées par les cadres formateurs.
- Participation à la régulation des oraux du concours aide-soignant
- Gestion de la sélection Formation Professionnelle Continue
- Elaboration des conventions de stage individuelles et annuelles et courriers de mises en stage.
- Saisie de stage dans SAP campus, éditions de feuilles de stage.
- Extraction des fichiers Parcoursup

QUOTITE DE TRAVAIL
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
7h30 par jour
9H-17h avec 1 heures de repas ou 8H30-16h06 avec 30 mn de repas
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Avoir la capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Rédiger et mettre en forme des documents.
- Réaliser un plan de classement
- Organiser les priorités du secrétariat.
- Utiliser et respecter les procédures mises en place.
- Avoir le sens de la communication et avoir des aptitudes relationnelles.
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation.
- Avoir le sens des responsabilités.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Maitrise des outils informatiques : World, Excel, SAP campus, HR Access et le logiciel ATI concours et autres logiciels.
PRE-REQUIS
Maitrise de l’orthographe.
Expérience professionnelle en secrétariat

**Personne à contacter**
Karine CORBRION